E-Rechnungen versenden

Was möchte ich erreichen?

Du möchtest Firmenkundschaft Rechnungen so schicken, dass deren Buchhaltung sie ohne Abtippen verarbeiten kann: als XRechnung, eine strukturierte XML-Datei nach dem europäischen Standard EN 16931. Du entscheidest je Kunde, wer sie bekommt. Alle anderen erhalten weiter das gewohnte PDF.

Was bringt mir das?

• Rechnungen, die Buchhaltungen einlesen können. Die XML-Datei enthält Positionen, Steuer, Summen und Zahlungsangaben in maschinenlesbarer Form.
• Vorbereitet auf die Pflicht. Unternehmen müssen E-Rechnungen schon empfangen können und nach und nach auch ausstellen (siehe unten). Du stellst Kunde für Kunde um.
• Keine zweite Rechnung. Die Datei beschreibt dieselbe Rechnung, die bei Stripe entstanden ist. Nummer, Positionen und Beträge stammen aus der Stripe-Rechnung selbst; das PDF bleibt als Ansicht erhalten.
• Alles läuft mit. Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung, Erstattung und Gutschrift tragen die Datei von selbst. Auch beim Übergeben an die Buchhaltung geht sie mit.
• Eine Rechnung bleibt nie liegen. Kann die Datei einmal nicht entstehen, geht die Mail trotzdem mit dem PDF raus. Den Grund siehst du, und du reichst die Datei später nach.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Drei Schalter, alle müssen an sein

Fehlt eine Ebene, verhält sich alles wie bisher: nur das PDF. Standardmäßig ist die E-Rechnung für jedes Konto aus, bis du sie einschaltest.

Was der Kunde bekommt

Die Mail bleibt, wie sie ist. Zusätzlich hängt die Datei E-Rechnung-<Rechnungsnummer>.xml an, und ein Satz im Text erklärt, dass die E-Rechnung als XML beiliegt und das PDF eine Ansicht derselben Rechnung ist. Das gilt für:

• die Rechnung, auch die nach einer Online-Zahlung und die mit Zahlungsziel,
• Zahlungserinnerung und Mahnung (dieselbe Datei wie bei der Rechnung),
• Erstattung und Gutschrift. Zur Gutschrift entsteht eine eigene XRechnung, die auf die Rechnung verweist.

Die Mails gehen wie bisher an die Rechnungsadresse des Kunden; siehe Rechnungsempfänger festlegen. Die Datei wird einmal erzeugt und abgelegt. Jede spätere Mail hängt dieselbe Datei an. Sie liegt gesperrt auf dem Server, ist nicht per Webadresse erreichbar und lässt sich nur über das angemeldete Backend herunterladen.

Was dafür vorhanden sein muss

Beim Verkäufer (du), unter Einstellungen → Mein Betrieb → Unternehmensdaten:

• Firmenname (Legal-Name oder Brand-Name), Straße, Postleitzahl und Ort,
• Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer,
• Kontakt-E-Mail und Kontakt-Telefon,
• ein Ansprechpartner („Vertreten durch“; sonst nimmt BookIvy den Firmennamen),
• die IBAN, sobald du Rechnungen mit Zahlungsziel stellst. Bei einer schon bezahlten Rechnung braucht die Datei sie nicht.

Die Kachel in den Einstellungen zeigt dir als Bereitschafts-Liste, was noch fehlt. Solange etwas fehlt, geht die Rechnung nur als PDF raus.

Beim Kunden, in der Kundenakte: Name oder Firma, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und eine E-Mail-Adresse (Konto-Adresse oder Rechnungsadresse). Das Land solltest du immer eintragen, denn ohne Angabe nimmt BookIvy in der Datei Deutschland an.

Käuferreferenz und Leitweg-ID

Jede XRechnung trägt eine Referenz des Kunden. Behörden verlangen dort ihre Leitweg-ID; Unternehmen nutzen oft eine Bestellnummer oder Kostenstelle. Trägst du nichts ein, schreibt BookIvy „Kunde“ und die Kundennummer hinein.

Steuer und Kleinunternehmer

Die Steuer stammt aus der Stripe-Rechnung. BookIvy übernimmt Sätze, Basis und Summen und bricht ab, wenn sie nicht zur Stripe-Rechnung passen. Wer als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, braucht dafür den Hinweis in den Unternehmensdaten, siehe Unternehmensdaten hinterlegen. Er steht dann in der Datei als Befreiungsgrund.

Was BookIvy vor dem Versand prüft

Die Datei wird gegen das mitgelieferte CII-Schema der Struktur nach geprüft. Eine vollständige Prüfung aller XRechnung-Geschäftsregeln durch einen eigenen Validator ersetzt das nicht. Wenn deine Steuerberatung oder die Kundschaft das verlangt, lass die Datei dort einmal prüfen.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Weg A Im Betrieb einschalten

1. Unternehmensdaten vervollständigen

   Einstellungen → Mein Betrieb → Unternehmensdaten

   Trage die Angaben aus der Liste oben ein. Wenn du Rechnungen mit Zahlungsziel stellst, gehört die IBAN dazu.

2. Die Kachel einschalten

   Einstellungen → Anbindungen → Bezahlung (Stripe) → Rechnung & Umsatzsteuer

   Hake „E-Rechnungen (XRechnung) erzeugen“ an. Ist die Kachel grau und gesperrt, ist das Funktionspaket in dieser Instanz nicht gebucht.

3. Die Bereitschafts-Meldung lesen

   Steht dort „✓ Die Unternehmensdaten enthalten alles, was eine XRechnung vom Verkäufer verlangt“, bist du so weit. Sonst nennt eine rote Zeile, was in den Unternehmensdaten fehlt. Speichere die Seite.

Weg B Für einen Kunden einschalten

1. Den Account öffnen

   Stammdaten → Kunden

   Klicke beim Kunden auf „Bearbeiten“.

2. Rechnungsdaten prüfen

   Wechsle in den Reiter „Kunden- und Rechnungsdaten“ und kontrolliere Firmenname, Anschrift und Land. Den Block mit der E-Rechnung siehst du nur, wenn Paket und Betriebsschalter (Weg A) an sind.

3. „E-Rechnung (XRechnung) senden“ anhaken

   Damit bekommt dieser Kunde zu jeder Rechnung, Erinnerung, Mahnung und Gutschrift zusätzlich die XML-Datei.

4. Die Käuferreferenz eintragen (optional)

   Trage unter „Käuferreferenz / Leitweg-ID“ die Leitweg-ID oder Bestellnummer des Kunden ein. Leer lassen heißt: Die Kundennummer wird verwendet.

5. Speichern

   Klicke auf „Speichern“. Fehlt dem Kunden noch etwas, meldet BookIvy zum Beispiel „Für E-Rechnungen fehlt noch: Straße, Land — bis dahin gehen Rechnungen nur als PDF.“ Die „Historie der E-Rechnung“ unter dem Block zeigt, wann der Schalter oder die Referenz geändert wurde.

Weiter Im Alltag

1. Eine E-Rechnung herunterladen

   Öffne Zahlungen verwalten und klicke beim Vorgang auf „▼ Nachweis“. Ganz unten stehen mit dem Zeichen 🧾 die Links „E-Rechnung <Nummer> (XML)“, auch für die Gutschriften. Das XML ist das Original der Rechnung. Bewahre es so auf, wie du Rechnungen aufbewahren musst.

2. Nach einem Fehler nachsenden

   Konnte die Datei nicht entstehen, zeigt der Vorgang in der Liste den Knopf „E-Rechnung erzeugen und nachsenden“. Behebe zuerst den Grund (siehe Tabelle unten) und klicke dann darauf. Das Fenster nennt dir noch einmal den letzten Fehler. Danach bekommt der Kunde eine kurze Mail „E-Rechnung zu Rechnung …“ mit XML und PDF und dem Hinweis, dass es dieselbe Rechnung ist und nicht ein zweites Mal bezahlt werden soll.

3. An die Buchhaltung übergeben

   Nutzt du die Lexoffice-Anbindung (Buchhaltung anbinden), hängt BookIvy die XML-Datei als zweite Datei neben das PDF an den Beleg, sobald der Kunde E-Rechnungen bekommt. Scheitert nur das Anhängen, bleibt die Übergabe gültig. Der Grund steht im Protokoll.

Wenn keine Datei entsteht

Die Rechnung geht trotzdem als PDF raus. Der Grund steht im Protokoll des Vorgangs mit dem Zeichen ⚠ („E-Rechnung zu … nicht erzeugt: …“). Die häufigsten Meldungen:

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen