Tarife und Zusatzleistungen

Was möchte ich erreichen?

Du willst, dass BookIvy beim Buchen den richtigen Preis nennt — und ihn später auch auf Zahlung und Rechnung verwendet. Außerdem sollen Gäste Extras dazubuchen können: einen Beamer für den Besprechungsraum, Kaffee für die Gruppe.

Was bringt mir das?

• Ein Preis, an einer Stelle. Ändert sich ein Tarif, gilt der neue Preis überall, wo er hängt. Die Änderung wird in einer Preis-Historie festgehalten, die sich nicht nachträglich verändern lässt.
• Mehrere Tarife je Ressource. Hängen mehrere Tarife an einem Raum, wählt die buchende Person — etwa „Halbtags“ oder „Ganztags“.
• Der Preis folgt der Buchung. Pauschal, je angefangener Stunde, je Tag oder je Person: BookIvy rechnet aus Dauer und Teilnehmerzahl den Betrag.
• Zusatzleistungen mit Wahl. Je Raum oder Tisch bestimmst du, ob ein Extra inklusive ist oder gegen Aufpreis angeboten wird.
• Grundlage für Online-Zahlung. Ohne Tarif gibt es keinen Betrag, den ein Gast bezahlen könnte.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Du brauchst Tarife, sobald eine Buchung etwas kosten soll — oder wenn du die Kosten wenigstens ausweisen willst. Ist alles kostenlos oder rechnest du außerhalb von BookIvy ab, kannst du diese Seite überspringen.

Die vier Berechnungsarten

Tarif ≠ „kostenlos“

Eine Ressource ohne Tarif hat keine definierten Kosten. Das heißt nicht automatisch, dass die Buchung kostenlos ist — nur, dass BookIvy keinen Preis nennt und ausweist. Soll etwas ausdrücklich nichts kosten, kannst du einen Tarif mit 0 € anlegen: Er bleibt buchbar, ohne eine Zahlung zu verlangen.

Netto, Brutto und Steuer

Ist in den Unternehmensdaten die Umsatzsteuer eingeschaltet, trägst du beim Tarif Netto und Brutto ein; ohne Steuer genügt ein Preis. Gespeichert bleibt immer der Endpreis. Schaltest du die Steuer später um, rechnet BookIvy die Netto-Preise aller Tarife aus den Endpreisen neu und weist dich in einem Hinweisfenster darauf hin.

Wo ein Tarif wählbar ist

Beim Raum legst du je Tarif fest, in welchem Weg er angeboten wird: in der Kalenderbuchung (Buchungsseite, Chatbot und Schnittstelle) und/oder in der Backend-Buchung (wenn du selbst im Backend buchst). So kannst du zum Beispiel einen Sondertarif nur für dich selbst reservieren.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Teil 1 Tarif anlegen

1. Tarife öffnen

   Einstellungen → Angebot → Tarife

2. Neuen Tarif anlegen

   Trage unter „Neuen Tarif anlegen“ einen Namen ein, zum Beispiel „Tagespauschale Studio“. Wähle bei „Berechnung“ die Art (siehe Tabelle), trage den Preis ein — bei aktiver Umsatzsteuer Netto und Brutto — und, wenn du magst, eine Beschreibung, die der Gast sieht („Bei diesem Tarif bekommst du …“). Klicke auf „Anlegen“.

3. Vorhandene Tarife pflegen

   In der Liste kannst du Namen, Preis und Beschreibung ändern und den Haken „aktiv“ setzen oder entfernen. Mit „Speichern“ übernimmst du die Änderung. Unter jedem Tarif steht, an welchen Ressourcen er hängt, und die Preis-Historie.

Teil 2 Tarif an einen Raum hängen

1. Raum, Tisch oder Leistung öffnen

   Stammdaten → Räume

   Öffne zum Bearbeiten den Raum, den Tisch oder die Leistung, die etwas kosten soll.

2. In den Reiter „Tarife“ wechseln

   Beim Raum ist es der Reiter „Tarife“, beim Tisch der aufklappbare Abschnitt „Tarife“.

3. Tarife zuordnen

   Beim Raum zeigt die Tabelle je Tarif zwei Spalten: Kalenderbuchung und Backend-Buchung. Ein grüner Haken heißt „wählbar“, ein rotes Kreuz „nicht wählbar“; stehen beide rot, ist der Tarif dem Raum nicht zugeordnet. Beim Tisch kreuzt du die gewünschten Tarife direkt an.

4. Speichern

   Klicke auf „Speichern“. Bei einem bestehenden Raum speichert BookIvy auch automatisch beim Wechsel zwischen den Reitern.

Teil 3 Zusatzleistungen

Optional — nur, wenn du Extras anbieten willst.

1. Zusatzleistung anlegen

   Einstellungen → Angebot → Zusatzleistungen

   Trage unter „Neue Zusatzleistung anlegen“ einen Namen ein, zum Beispiel „Beamer“, und optional eine Beschreibung. Klicke auf „Anlegen“. Der Katalog hat bewusst keinen Preis: Den bestimmst du je Raum oder Tisch.

2. Der Ressource zuweisen

   Öffne den Raum (Reiter „Zusatzleistungen“) oder den Tisch und hake die Zusatzleistung an. Wähle daneben, ob sie „inklusive (ohne Aufpreis)“ ist oder „gegen Aufpreis“ nach einem der vorhandenen Tarife. Speichern.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen