Datenschutz und Einwilligungen

Was möchte ich erreichen?

Du möchtest rechtlich sauber arbeiten: Gäste sollen deine Datenschutzerklärung sehen und der Speicherung zustimmen, Einwilligungen sollen nachweisbar sein, und auf Anfrage willst du Auskunft geben können.

Was bringt mir das?

• Vorlage statt leerem Blatt. Eine Kopiervorlage für deine Datenschutz-Seite beschreibt, wie BookIvy Daten verarbeitet.
• Einwilligung mit Nachweis. Am Konto steht, woher eine Zustimmung stammt.
• Auskunft auf Knopfdruck. Alle zu einem Konto gespeicherten Daten als PDF.
• Erneuerung bei Änderungen. Ändert sich deine Erklärung, gelten ältere Zustimmungen als überholt.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Links und Fassung

In den Grundeinstellungen hinterlegst du Datenschutz-URL und Datenschutz-Linktext sowie die URL und den Linktext für Impressum und für sonstige Regeln wie AGB. Mit „Fassung der Datenschutzerklärung“ (zum Beispiel ein Datum) kennzeichnest du den Stand: Ändert sich die Erklärung, trägst du eine neue Fassung ein. Zustimmungen zu älteren Fassungen gelten dann als überholt. „Zustimmung erneuern nach“ ist eine zusätzliche Wiedervorlage unabhängig von der Fassung; 0 schaltet sie ab.

Auf der Buchungsseite erscheint der Datenschutz-Link erst, wenn die URL hinterlegt ist; der Schalter „Datenschutz-Hinweise einblenden“ steht im Abschnitt Buchungsseite, siehe Buchungsseite einbinden.

Vorlage und Auftragsverarbeitung

Im Reiter „Lizenz & Features“ findest du den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und den Link „Kopiervorlage für deine Datenschutz-Seite“. Er öffnet einen Text zum Kopieren, aus Sicht deines Betriebs formuliert. Enthalten sind die Verarbeitung der Buchungsdaten durch BookIvy als Auftragsverarbeiter und der Speicherort (Produktion in Deutschland, Backups in der EU). Je nach gebuchtem Modul kommen Abschnitte hinzu: Routenberechnung für Fahrzeiten, Chatbot und KI-Funktionen. Bei KI-Funktionen legt der Text offen, dass Eingaben an den Anbieter des Sprachmodells gehen, gegebenenfalls außerhalb der EU.

Einwilligung bei der Buchung

• Die Buchungsseite zeigt ein Cookie-Hinweis-Banner, wenn sie direkt aufgerufen wird (nicht im iFrame).
• Über beiden Buchen-Knöpfen steht eine Zustimmungs-Checkbox zur Datenspeicherung. Du schaltest sie in den Formular-Einstellungen der Buchungsseite ein oder aus und formulierst den Zustimmungstext; der Platzhalter {BRAND-NAME} steht für deinen Betrieb. Ohne Haken lässt sich nicht buchen. Schaltest du sie ab, trägst du die Verantwortung selbst.

Einwilligungen am Konto

• Am Account stehen „NDA vereinbart“, „Datenschutzbedingungen akzeptiert“ und die E-Mail-Einstellungen. Zu jeder Kachel zeigt BookIvy den Nachweis: woher die Erklärung stammt.
• Ein im Backend gesetzter Haken ist keine Einwilligung der Person. Werbe-E-Mails verlangen, dass die Zustimmung von der Person selbst kommt. Rundmails halten sich an diese Einwilligungen; ohne Einwilligung geht nichts hinaus.

Auskunft, Archiv und Löschen

• Datenauskunft: „📄 Datenauskunft erstellen“ am Account liefert alle gespeicherten Daten als PDF — gedacht für eine Auskunft nach Artikel 15 DSGVO. Sie enthält auch Übermittlungen an andere Systeme, wenn Produkte per API-Aufruf ausgeliefert wurden.
• Archiv: Gelöschte Buchungen und Accounts legt BookIvy als Abbild ins Archiv. BookIvy löscht archivierte Einträge nicht automatisch; über Aufbewahrungsfristen entscheidest du selbst.
• Protokoll: Änderungen sind im Änderungsprotokoll nachvollziehbar.

Chatbot

Der Chat weist als KI aus (Pflichtangabe nach EU AI Act). Kontodaten gibt BookIvy nicht an das Sprachmodell weiter; Buchungen und Stornierungen bestehender Konten laufen erst nach einem Einmalcode. Details in Chatbot einbinden.

Was muss ich einstellen und anklicken?

1. Die Links hinterlegen

   Einstellungen → Mein Betrieb → Grundeinstellungen

   Trage Datenschutz-URL, Datenschutz-Linktext und optional Impressum ein, dazu die Fassung der Datenschutzerklärung.

2. Die Vorlage nutzen

   Einstellungen → Mein Betrieb → Lizenz & Features

   Klicke auf „Kopiervorlage für deine Datenschutz-Seite“, kopiere den Text in die Zwischenablage und füge ihn in deine Datenschutzerklärung ein. Den AVV öffnest du mit dem Link darüber.

3. Die Zustimmung bei der Buchung festlegen

   Einstellungen → Buchungswege → Buchungsseite → Formular-Einstellungen

   Lasse die Zustimmungs-Checkbox eingeschaltet und passe den Zustimmungstext bei Bedarf an.

4. Einwilligungen am Konto prüfen

   Öffne den Account unter Accounts anlegen und lies im Reiter „Kunden- und Rechnungsdaten“ die Nachweise der Kacheln.

5. Eine Auskunft erstellen

   Klicke am Account auf „📄 Datenauskunft erstellen“ und speichere oder sende das PDF.

Was hängt damit zusammen?

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