Kundschaft & Abrechnung

Laufzeit-Tickets verwalten

Eine Monatskarte, ein Jahrespass: Statt zu zählen, gilt sie für einen Zeitraum. In der Kundenakte buchst du Laufzeit-Tickets ein, siehst, bis wann sie gelten, und nimmst eine Karte bei Bedarf wieder aus dem Verkehr.

Wo im Backend
Stammdaten → Kunden → Kunde bearbeiten → Tickets
Aufwand
ca. 2 Minuten je Karte
Vorher nötig
Ein Account mit einer Abrechnungsart der Ticket-Art „Laufzeit“.
Gebuchtes Modul
Grundausstattung; Rechnungen brauchen „Produkte“ und „Zahlung“

Was möchte ich erreichen?

Du möchtest, dass jemand während eines Zeitraums beliebig oft buchen darf — und danach nicht mehr, bis die Karte verlängert wird. Jede Karte hat einen Beginn und ein Ende; mehrere Karten hintereinander ergeben eine lückenlose Laufzeit.

Was bringt mir das?

  • Ein Zeitraum statt einer Zählung. Du musst keine Tickets abhaken.
  • Gültigkeit auf einen Blick. Die Kundenakte nennt zu jeder Karte „gültig“, „abgelaufen“ oder „entwertet“.
  • Frei einbuchbar. Mit Startdatum und Dauer — oder Enddatum — passt jede Karte, auch als Ausgleich für einen Ausfall.
  • Mit oder ohne Rechnung. Hat die Abrechnungsart einen Preis, entsteht auf Wunsch gleich die Rechnung.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

  • Laufzeit-Tickets gibt es nur bei Abrechnungsarten der Ticket-Art „Laufzeit“. Bei anderen lehnt BookIvy ab: „Laufzeit-Tickets gibt es nur bei Abrechnungsarten der Ticket-Art ‚Laufzeit‘.“
  • Die Liste zeigt Gültig von (bis), Herkunft, Status und Aktion. Eine Notiz erscheint als Tooltip an der Karte.
  • Status: „gültig“ im Zeitraum, „abgelaufen“ danach, „entwertet“, wenn du die Karte zurückgenommen hast.
  • Der erste Tag zählt mit: 30 Tage ab dem 1. des Monats enden am 30.

Die Felder beim Einbuchen

  • Gültig ab — der Starttag; die Maske schlägt ein Startdatum vor.
  • Laufzeit in Tagen (1 bis 3650) und Gültig bis — du füllst eines von beiden. Ist „Gültig bis“ leer oder ungültig, rechnet BookIvy aus Starttag und Tagen. Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.
  • Zeiträume — nur bei einer Abrechnungsart mit Preisquelle: wie viele Zeiträume du einbuchst; daneben steht, wie viele Tage das sind.
  • Notiz (freiwillig) — erscheint in der Kundenakte, zum Beispiel „Ausgleich für Ausfall“.

Mit Preisquelle oder ohne

Hat die Abrechnungsart eine Preisquelle (ein Produkt), zeigt die Maske Preis und Tage je Zeitraum, und du entscheidest, ob eine Rechnung mit Zahlungsziel entsteht oder die Karte kostenlos eingebucht wird. Ohne Preisquelle entsteht keine Rechnung; die Karte wird kostenlos eingebucht.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Laufzeit-Ticket einbuchen (vereinfacht, mit erfundenen Beispielwerten).

Weg A Eine Karte einbuchen

  1. Die Kundenakte öffnen

    Stammdaten → Kunden → Kunde bearbeiten → Tickets

    Klicke beim Account auf „Bearbeiten“ und öffne den Reiter „Tickets“ → „Laufzeit-Tickets“. Klicke auf „Laufzeit-Ticket einbuchen“.

  2. Zeitraum festlegen

    Wähle Gültig ab und die Laufzeit in Tagen — oder gib Gültig bis an.

  3. Notiz und Rechnung (optional)

    Schreibe bei Bedarf eine Notiz. Bei einer Abrechnungsart mit Preisquelle stellst du die Zahl der Zeiträume ein und wählst Rechnung oder kostenlos.

  4. Einbuchen

    Klicke auf „Einbuchen“. BookIvy meldet „Laufzeit-Ticket eingebucht (TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ)“ beziehungsweise „… kostenlos eingebucht“. Ohne gültiges Startdatum meldet es „Bitte ein gültiges Startdatum angeben“.

Weg B Eine Karte zurücknehmen

  1. Entwerten

    Klicke in der Zeile der Karte auf „Entwerten“ und bestätige „Laufzeit-Ticket entwerten?“. BookIvy meldet „Die Laufzeit-Karte wurde entwertet.“ Die Karte steht danach als „entwertet“ in der Liste.

Was hängt damit zusammen?

Vorher

Wirkt auf

  • Buchungen und Check-inaußerhalb der Laufzeit greifen die Regeln „Ticket-Gültigkeit abgelaufen“.
  • Zahlungen verwalteneine Rechnung beim Einbuchen.

Danach sinnvoll

Gut zu wissen

Der Knopf „Laufzeit-Ticket einbuchen“ fehlt.

Die Abrechnungsart des Kontos hat nicht die Ticket-Art „Laufzeit“. Ändere die Abrechnungsart des Accounts oder die Ticket-Art unter Abrechnungsarten festlegen.

„Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.“

Prüfe Gültig ab und Gültig bis. Oder lass „Gültig bis“ leer und gib die Tage an.

Kann ich eine Karte verlängern?

Buche eine weitere Karte ein, die am Folgetag beginnt. Mehrere Karten hintereinander ergeben eine lückenlose Laufzeit.

Was ist der Unterschied zwischen „abgelaufen“ und „entwertet“?

„Abgelaufen“ heißt: Der Zeitraum ist vorbei. „Entwertet“ heißt: Du hast die Karte zurückgenommen, sie zählt nicht mehr.