Erinnerungen und Berichte

Was möchte ich erreichen?

Weniger vergessene Termine, weniger Nachfragen — und morgens eine kurze Mail, die dir sagt, was ansteht und wo etwas hakt.

Was bringt mir das?

• Weniger Ausfälle. Erinnerungen an Service-Termine, minutengenau und bis zu dreistufig.
• Überblick ohne Anmeldung. Berichte kommen per E-Mail, täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Früh gewarnt. Der Bericht nennt Tickets, die zur Neige gehen, und Abrechnungsarten, die bald ablaufen.
• Geld im Blick. Eingegangene, offene und überfällige Zahlungen stehen in einem Bericht.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Der Versand braucht den E-Mail-Versand. Ohne ihn zeigt BookIvy einen Hinweis; Einstellungen lassen sich trotzdem speichern.

Die Berichte

Welche Berichte erscheinen, hängt von deinen Modulen ab. Je Bericht stellst du Frequenz (täglich, wöchentlich, monatlich), Wochentag beziehungsweise Tag im Monat und die Uhrzeit ein. Mit „Auch bei leerem Resultat benachrichtigen“ kommt die Mail auch dann, wenn nichts zu melden ist. Die Reihenfolge der Berichte lässt sich ziehen oder mit den Pfeilen ändern. Eine Vorschau zeigt, wie eine Mail aussieht. Die Spalten der Buchungs-Tabelle wählst du ebenfalls aus.

Empfänger-E-Mail(s): eine oder mehrere Adressen, durch Komma getrennt. An sie gehen alle aktivierten Berichte.

Terminerinnerungen

• Automatische Erinnerungen an bevorstehende Service-Termine, minutengenau und bis zu drei Stufen.
• Je Stufe schaltest du sie ein und stellst ein, wie viel früher sie ankommt.
• Empfänger: der Betrieb (zentrale Empfänger-Adresse) und/oder Kunde, Lead oder Kontakt.
• Mit „Stornierung & Änderung in dieser Stufe zulassen“ trägt die Kunden-Erinnerung Knöpfe zum Stornieren und Ändern.
• Erinnerungs-Betreff — Standard „Terminerinnerung - {{SERVICE}}“. Platzhalter: {{SERVICE}}, {{PERSON}}, {{DATE}}, {{TIME}}.

Was muss ich einstellen und anklicken?

1. Den Abschnitt öffnen

   Einstellungen → Anbindungen → Benachrichtigungen

2. Empfänger eintragen

   Trage bei „Empfänger-E-Mail(s)“ eine oder mehrere Adressen ein, durch Komma getrennt.

3. Berichte einschalten

   Schalte je Bericht ein, was du bekommen möchtest, und wähle Frequenz und Uhrzeit. Bei Bedarf legst du die Warnschwelle des Token-Berichts fest.

4. Terminerinnerungen einrichten

   Schalte „Terminerinnerungen“ ein, wähle die Empfänger und hake pro Stufe an, wie viel früher erinnert wird.

5. Speichern

   Klicke auf „Zeitgesteuerte Benachrichtigungen speichern“. Die Mail-Vorschau öffnest du, bevor du speicherst.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen