Kundschaft & Abrechnung
Accounts anlegen
Ein Account ist deine Kundschaft in BookIvy: Name, E-Mail, wie abgerechnet wird und was auf der Rechnung steht. Die meisten entstehen von selbst, wenn jemand bucht — manche legst du von Hand an.
- Wo im Backend
- Stammdaten → Kunden, Knopf „Neu“
- Aufwand
- ca. 3 Minuten je Account
- Vorher nötig
- Nichts zwingend. Sinnvoll: Abrechnungsarten und Kontotypen festgelegt.
- Gebuchtes Modul
- Grundausstattung
Was möchte ich erreichen?
Du möchtest wissen, wer deine Kundschaft ist, und BookIvy soll wissen, wie sie abgerechnet wird: per Rechnung, mit einem Ticket-Kontingent, mit einer Zeitkarte oder kostenlos. Außerdem soll die Rechnung die richtige Anschrift tragen.
Was bringt mir das?
- Buchungen finden ihr Konto. BookIvy ordnet Buchungen über die E-Mail-Adresse zu — bei Buchungsseite, Chatbot und Check-in.
- Rechnungen mit der richtigen Anschrift. Firmenname, Adresse und USt-ID stehen auf jeder Rechnung aus dem Zahlungs-Modul.
- Tickets und Zeitkarten am Konto. Kontingent und Laufzeit hängen am Account und sind in der Kundenakte sichtbar.
- Einwilligungen mit Nachweis. Du siehst, woher eine Zustimmung stammt — das entscheidet über Werbe-E-Mails.
Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?
Benutzer und Leads
Die Liste heißt „Benutzer und Leads“ und lässt sich mit den Knöpfen „Benutzer“ und „Kontakte / Leads“ filtern.
- Benutzer sind fest hinterlegte, bekannte Kunden.
- Leads sind Gast-Accounts, die BookIvy automatisch aus Buchungen und Reservierungen erstellt. Ein Lead wird mit „In Benutzer umwandeln“ zum bekannten Kunden.
Die Kundenakte
Öffnest du einen Account mit „Bearbeiten“, erscheinen oben Reiter:
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Account | Kontotyp, Abrechnungsart, Telefon, Name, E-Mail, Passcode |
| Kunden- und Rechnungsdaten | Anschrift, Steuerangaben, Einwilligungen, E-Mail-Einstellungen |
| Tickets | nur bei Ticket- oder Laufzeit-Abrechnung — siehe Kontingent-Tickets verwalten und Laufzeit-Tickets verwalten |
| Buchungen & Käufe | alle Buchungen des Kontos, mit Stornieren |
| Analytics | Nutzung nach Jahr und Typ |
Beim Neuanlegen stehen Account-Felder und „Kunden- und Rechnungsdaten“ in einer Maske; Letztere sind dort ausdrücklich optional.
Die Felder
- Kontotyp — die Art des Kunden. Die Typen legst du an unter Einstellungen → Stammdaten & Typen → Account-Typen. Fest sind „admin“, „regular“, „lead“ und „blocked“; blocked sperrt den Check-in.
- Abrechnungsart — wie dieser Kunde bezahlt, siehe Abrechnungsarten festlegen. Automatisch angelegte Leads bekommen die Standard-Abrechnungsart.
- Telefon, Name, E-Mail — in der Maske sind es keine Pflichtfelder. Ohne E-Mail lässt sich aber keine Rechnung zustellen, und Buchungen finden das Konto nicht.
- Passcode — hat laut Maske aktuell noch keine Bedeutung und ist als künftiges Erkennungsmerkmal gedacht, etwa im Chatbot.
Kunden- und Rechnungsdaten
Diese Angaben stehen auf jeder Rechnung aus dem Zahlungs-Modul: Firmenname und Anschrift (Straße + Hausnummer, Postleitzahl mit 4 bis 6 Ziffern, Ort, Land) als Rechnungsempfänger, dazu Steuernummer und Umsatzsteuer-ID.
Das Land nicht vergessen
Fehlt das Land, druckt Stripe die Anschrift nicht auf die Rechnung — dort steht dann nur der Firmenname. Eine bereits gestellte Rechnung lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.
Hat die Person zuletzt in der Buchungsstrecke Rechnungsdaten angegeben, zeigt BookIvy sie als Vorschlag mit dem Knopf „Ins Konto übernehmen“. Automatisch überschrieben wird nie etwas.
Einwilligungen
- NDA vereinbart und Datenschutzbedingungen akzeptiert hältst du je Konto fest.
- Unter „E-Mail-Einstellungen“ steht, was die Person von dir und von BookIvy bekommen möchte. Rundmails halten sich daran: Ohne Einwilligung geht nichts hinaus.
- Jede Kachel zeigt den Nachweis. Ein im Backend gesetzter Haken ist keine Einwilligung der Person selbst; Werbung verlangt zusätzlich, dass die Einwilligung von der Person kommt.
Was muss ich einstellen und anklicken?
-
Die Maske öffnen
Stammdaten → Kunden
Klicke auf den grünen Knopf „Neu“.
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Die Stammdaten eintragen
Wähle Kontotyp und Abrechnungsart und trage Name, E-Mail und bei Bedarf Telefon ein.
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Die Rechnungsdaten ergänzen (optional)
Trage Firmenname, Anschrift und — wichtig — das Land ein, sowie bei Bedarf Steuernummer und Umsatzsteuer-ID.
-
Speichern
Klicke auf „Speichern“. BookIvy meldet „Der Account wurde angelegt.“ Einen vorhandenen Account änderst du genauso; dort heißt die Meldung „Der Account wurde aktualisiert.“
Weiter Im Alltag mit Accounts
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Einen Lead zum Kunden machen
Öffne den Filter „Kontakte / Leads“ und klicke bei der Person auf „In Benutzer umwandeln“. BookIvy meldet „Der Kontakt wurde in einen Benutzeraccount umgewandelt.“
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Eine Datenauskunft erstellen
Öffne einen bestehenden Account und klicke auf „📄 Datenauskunft erstellen“. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen zu diesem Konto gespeicherten Daten als PDF, gedacht für eine Auskunft nach Artikel 15 DSGVO.
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Einen Account löschen
Klicke in der Liste auf „Löschen“. BookIvy legt vorher ein vollständiges Abbild ins Archiv; die Meldung lautet dann „Der Benutzeraccount wurde ins Archiv verschoben.“ Direkt nach dem Löschen öffnet BookIvy die Ansicht „Archivierte Accounts“.
Was hängt damit zusammen?
Vorher
- Abrechnungsarten festlegendamit du eine Abrechnungsart wählen kannst.
- Unternehmensdaten hinterlegendeine eigenen Angaben auf Rechnungen.
Wirkt auf
- Zahlungen verwaltenRechnungen tragen Name und Anschrift des Kontos.
- Kontingent-Tickets verwaltenTickets hängen am Konto.
Danach sinnvoll
- Datenschutz und EinwilligungenEinwilligungen, Auskunft und Löschkonzept.
- Rundmails an KundenEinwilligungen einholen und Rundmails schicken.
- Buchungen verwaltenBuchungen des Kontos ansehen.
Gut zu wissen
Auf meiner Rechnung fehlt die Anschrift der Kundschaft.
Prüfe das Feld Land im Account. Ohne Land druckt Stripe die Anschrift nicht. Bereits gestellte Rechnungen lassen sich nicht nachträglich ändern.
Die Postleitzahl wird nicht angenommen.
Die Maske verlangt 4 bis 6 Ziffern, nur Zahlen.
Der Reiter „Tickets“ fehlt.
Er erscheint nur, wenn die Abrechnungsart des Kontos Tickets oder eine Laufzeit kennt oder das Konto schon Karten hat. Wähle zuerst eine passende Abrechnungsart.
Kann ich einen Kunden sperren?
Setze den Kontotyp auf „blocked“. Das sperrt den Check-in.
Kann ich einen gelöschten Account wiederfinden?
Ja: BookIvy legt vor dem Löschen ein vollständiges Abbild ins Archiv und zeigt es dir in der Ansicht „Archivierte Accounts“.