Buchhaltung anbinden

Was möchte ich erreichen?

Wenn ein Gast bezahlt hat, soll die Rechnung ohne Handarbeit in deiner Buchhaltung ankommen: als Einnahmenbeleg, mit dem Rechnungs-PDF und dem passenden Kunden. Am Monatsende musst du nichts mehr nachtragen.

Was bringt mir das?

• Kein Abtippen. BookIvy legt den Einnahmenbeleg an und hängt die Rechnung als PDF daran. Für deine Steuerberatung liegt alles dort, wo sie es erwartet.
• Erstattungen sind mit dabei. Wurde eine Zahlung erstattet, bucht BookIvy die Gutschrift als Einnahmenminderung nach.
• Der richtige Kunde. Wahlweise führt BookIvy den Beleg auf einen Sammelkunden oder sucht den Kontakt anhand der E-Mail-Adresse und legt ihn bei Bedarf an.
• Du behältst die Kontrolle. Standardmäßig geht nur raus, was du selbst anklickst. Wer möchte, schaltet eine Automatik ein.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Du brauchst diese Seite, wenn du Lexoffice für die Buchhaltung nutzt und online bezahlte Rechnungen von dort aus verbuchen willst. BookIvy liest sie aus deinem Stripe-Konto und übergibt sie an Lexoffice.

Zwei Wege zum Beleg

• Per Klick. In der Zahlungsübersicht steht bei jeder bezahlten Rechnung der Knopf „An Buchhaltung senden“. Vor dem Senden fragt BookIvy noch einmal nach.
• Automatisch. Mit dem Haken „Rechnungen automatisch an die Buchhaltung senden“ entsteht der Beleg von selbst, sobald Stripe die Rechnung fertiggestellt hat. Was dabei nicht klappt, steht im Änderungsprotokoll; der Knopf bleibt für den Nachschlag.

Wann entsteht der Beleg?

Hier gibt es zwei Möglichkeiten, die zu deiner Versteuerung passen müssen:

• Mit dem Zahlungseingang (Ist-Versteuerung): Der Beleg entsteht, wenn das Geld da ist. Eine gestellte, noch offene Rechnung wird nicht übergeben.
• Mit der Rechnung (Soll-Versteuerung): Auch eine Rechnung mit Zahlungsziel geht sofort in die Buchhaltung — mit dem Rechnungsdatum.

Welche Art für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Welcher Kunde steht am Beleg?

• Sammelkunde (Vorgabe): Alle Belege laufen auf den Sammelkunden von Lexoffice. Wer gezahlt hat, steht auf der angehängten Rechnung. Es entstehen keine neuen Kontakte in deiner Buchhaltung.
• Kunden zuordnen: BookIvy sucht den Kontakt anhand der E-Mail-Adresse und legt ihn an, wenn es ihn noch nicht gibt. Findet oder erzeugt es keinen, läuft der Beleg auf den Sammelkunden — der Grund steht dann in der Meldung.

Welche Freigaben braucht der Schlüssel?

Die öffentliche Schnittstelle von Lexoffice ist nur im Paket XL freigeschaltet. Ohne dieses Paket kann BookIvy keinen Beleg anlegen.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Teil 1 In Lexoffice

Lexoffice heißt inzwischen Lexware Office; je nach Stand deines Zugangs siehst du noch den alten oder schon den neuen Namen. Findest du einen Menüpunkt nicht, hilft die Suche in Lexoffice.

1. Die Öffentliche API öffnen

   Lexoffice Erweiterungen → Öffentliche API

   Hier verwaltest du API-Schlüssel. Findest du die Seite nicht, prüfe dein Paket: Die öffentliche Schnittstelle gibt es nur im Paket XL.

2. Einen neuen Schlüssel anlegen

   Klicke auf den Knopf, mit dem du einen neuen Schlüssel anlegst, und gib ihm einen erkennbaren Namen, etwa „BookIvy“. Setze beim Anlegen die Haken bei diesen Freigaben:

   • Belege speichern
   • Belege abrufen
   • Belegbilder hochladen
   • Kontakte abrufen (nur für „Kunden zuordnen“)
   • Kontakte speichern (nur für „Kunden zuordnen“)

   Lexoffice zeigt den Schlüssel nur ein einziges Mal an. Kopiere ihn sofort. Fehlt später eine Freigabe, lege einen neuen Schlüssel an — Freigaben lassen sich am fertigen Schlüssel nicht nachtragen.

Teil 2 In BookIvy

Die Ziffern am Bild gehören zu den Schritten.

1. Die Anbindung einschalten

   Einstellungen → Anbindungen → Buchhaltung

   Setze den Haken bei „Rechnungen in Buchhaltung speichern“. Ohne ihn passiert nichts — die Zugangsdaten bleiben aber gespeichert, wenn du ihn später wieder abschaltest.

2. Schlüssel eintragen und prüfen

   Füge den Schlüssel aus Lexoffice ins Feld „API-Schlüssel“ ein und klicke auf „Speichern & Verbindung testen“. Klappt es, steht darunter „zuletzt erfolgreich geprüft am …“. BookIvy speichert den Schlüssel verschlüsselt und zeigt ihn nie wieder im Klartext.

   Dass der Test keinen Firmennamen anzeigt, ist normal: Keine der Freigaben erlaubt den Blick auf deine Stammdaten.

3. Festlegen, wann der Beleg entsteht

   Wähle unter „Wann entsteht der Beleg?“ zwischen „Mit dem Zahlungseingang (Ist-Versteuerung)“ und „Mit der Rechnung (Soll-Versteuerung)“. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.

4. Den Kunden am Beleg wählen

   Unter „Kunde am Beleg“ wählst du „Sammelkunde“ oder „Kunden zuordnen“. Für Letzteres muss der Schlüssel die beiden Kontakt-Freigaben tragen.

5. Buchungskategorie wählen

   Unter „Buchungskategorie für die Einnahme“ bestimmst du, unter welcher Kategorie Lexoffice die Einnahme verbucht. Im Zweifel lässt du „Einnahmen“ stehen — deine Steuerberatung kann später umbuchen.

6. Speichern

   Klicke auf „Buchhaltungs-Einstellungen speichern“.

Teil 3 Den ersten Beleg prüfen

Bevor du irgendetwas automatisierst.

1. Eine Rechnung senden

   Verkauf → Zahlungen

   Suche eine bezahlte Zahlung mit Rechnung und klicke auf „An Buchhaltung senden“. BookIvy warnt, dass der Beleg sofort in deiner echten Buchhaltung entsteht — bestätige. Danach meldet BookIvy „An Lexoffice / Lexware Office übertragen.“, und die Zahlung trägt das Kennzeichen „in Buchhaltung ✓“.

2. In Lexoffice nachsehen

   Öffne in Lexoffice den neuen Einnahmenbeleg und prüfe: Betrag, Datum, Kategorie, Kunde und das angehängte Rechnungs-PDF.

3. Optional: die Automatik einschalten

   Einstellungen → Anbindungen → Buchhaltung

   Wenn alles stimmt, setze den Haken bei „Rechnungen automatisch an die Buchhaltung senden“ und speichere. Ab jetzt entsteht jeder Beleg von selbst.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen