Verspätung melden

Was möchte ich erreichen?

Wenn ein Termin 30 Minuten länger dauert, sollen alle direkt anschließenden Termine davon erfahren — ohne dass du zum Telefon greifst.

Was bringt mir das?

• Ein Knopf, eine Verzögerungszeit. BookIvy schreibt alle betroffenen Kunden an.
• Kein Durcheinander im Kalender. Termine werden nicht verschoben, nur die Kundschaft wird informiert.
• Selbstbedienung für Gäste. Die Mail enthält Knöpfe zum Verschieben und Absagen.
• Nichts fällt durch. Kunden ohne E-Mail-Adresse stehen in einer Liste „bitte selbst anrufen“.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

• Jede Person hat eine eigene Tagesseite „Termin-Management“, gedacht fürs Handy. Sie verlangt eine Anmeldung im Backend; ihre Adresse steht bei der Person (siehe Personen anlegen).
• Die Termine des Tages erscheinen in Blöcken. Termine, die nahtlos aufeinander folgen, bilden einen Block; eine längere Pause, etwa mittags, trennt ihn. Puffer und Fahrzeiten zählen als belegt.
• Du meldest dich mit „Ich verspäte mich“, gibst an, wie viele Minuten, und optional einen Grund. Dann wählst du, ob nur direkt anschließende oder alle weiteren Termine des Tages informiert werden.
• Eine zweite Meldung zum selben Termin heißt in der Mail „Aktualisierung“ statt Wiederholung.
• Kleine Verspätungen lassen sich gar nicht erst melden — das verhindert unnötige Nachrichten.

Die Einstellungen

• Ein Block endet ab einer Lücke von … Minuten — Termine mit weniger Abstand gelten als „direkt anschließend“. Vorgabe 20.
• Erst melden ab … Minuten Verspätung. Vorgabe 10.
• Nachrichtentext — Vorlage mit Platzhaltern wie {VERZUG} (Minuten), {GRUND} (freier Grund), {NAME} (Kundenname), {ZEIT}, {LEISTUNG} und {PERSON}. Der Standardtext lautet: „Es kann sein, dass ich mich bei unserem Termin um ca. {VERZUG} Minuten verspäte. {GRUND}“
• Kopie jeder Verspätungs-Meldung an die Kontakt-E-Mail des Betriebs — optional.

Was muss ich einstellen und anklicken?

1. Die Schwellen und den Text einstellen

   Einstellungen → Buchungswege → Leistungsbuchungen

   Setze „Ein Block endet ab einer Lücke von“, „Erst melden ab“, den Nachrichtentext und die Kopie an den Betrieb; speichere mit „Leistungsbuchungen speichern“.

2. Die Tagesseite öffnen

   Öffne unter Stammdaten → Personen bei der Person die Adresse der Termin-Management-Seite. Sie lässt sich auf dem Handy als Lesezeichen ablegen.

3. Die Verspätung melden

   Klicke beim betroffenen Block auf „Ich verspäte mich“. Trage unter „Wie viel später ungefähr?“ die Minuten ein, optional einen Grund, und wähle „Nur direkt anschließende“ oder „Alle weiteren heute“.

4. Informieren

   Klicke auf „Jetzt informieren“. BookIvy meldet, wie viele Personen benachrichtigt wurden, und nennt E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten. Wer keine E-Mail-Adresse hat, steht in einer Liste zum Selbstanrufen.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen