Betrieb einrichten
E-Mail-Versand einrichten
Bestätigungen, Erinnerungen, Zahlungsmails, Berichte: BookIvy verschickt viel. Hier legst du fest, von wem diese Mails kommen und wohin Antworten gehen — und ob sie über BookIvy oder über deinen eigenen Mailserver laufen.
- Wo im Backend
- Einstellungen → Anbindungen → E-Mail-Versand
- Aufwand
- 5 Minuten über BookIvy, 15 mit eigenem Mailserver
- Vorher nötig
- Die Kontakt-E-Mail aus den Unternehmensdaten — sie wird als Antwort-Adresse vorgeschlagen.
- Gebuchtes Modul
- E-Mail-Versand
Was möchte ich erreichen?
Deine Gäste sollen Bestätigungen und Erinnerungen zuverlässig bekommen, unter deinem Namen und mit einer Adresse, an die sie antworten können. Und die Mails sollen nicht im Spam landen.
Was bringt mir das?
- Mails unter deinem Namen. Der Absender-Name erscheint beim Empfänger als Absender, Antworten landen bei dir.
- Schnell startklar. Über BookIvy läuft der Versand sofort, ohne dass du Mailserver-Daten brauchst.
- Beste Zustellung mit eigenem Server. Mit deinen eigenen Zugangsdaten stimmt die Absender-Domain mit deiner überein — das mögen Spam-Filter.
- Rechtlich sauber. Auf Wunsch stehen Firma, Anschrift und Steuerangaben klein unter jeder Mail, wie es für Geschäftsbriefe verlangt ist.
Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?
Diese Einstellung bestimmt, auf welchem Weg BookIvy Mails versendet. Du hast zwei:
| Weg | So läuft es | Passt, wenn … |
|---|---|---|
| Versand über BookIvy | Alle Mails gehen über das gemeinsame BookIvy-Postfach. Server, Port, Verschlüsselung und Benutzername entfallen. | du schnell starten willst oder keinen eigenen Mailserver hast |
| Eigener SMTP-Server | Mails gehen über deinen Mailserver, mit deiner Absender-Domain. | du die bestmögliche Zustellbarkeit willst |
Achtung
Beim Versand über BookIvy weicht die Absender-Domain von deiner ab. Antworten gehen an deine „Antwort-an“-Adresse, aber manche Empfänger filtern solche Post strenger und stufen sie schneller als Spam ein. Zudem gilt für Rundmails ein Tageslimit je Instanz, weil sich alle Instanzen im Fallback eine Absender-Domain teilen. Mit eigenen SMTP-Zugangsdaten gilt dieses Limit nicht.
Pflichtangaben
- Absender-Name — der sichtbare Absender der Mails. Pflicht, auch beim Versand über BookIvy.
- Antwort-an (Reply-To) — wohin Antworten gehen. Pflicht; vorbelegt mit deiner Kontakt-E-Mail aus den Unternehmensdaten. Beim Versand über BookIvy ist das die einzige Adresse, unter der Empfänger dich direkt erreichen.
Das SMTP-Passwort
Beim eigenen Server zeigt das Feld „SMTP-Passwort“ keinen Eingabekasten, sondern einen Hinweis: Das Passwort liegt aus Sicherheitsgründen nicht in der Datenbank, sondern in der Konfigurationsdatei der Instanz und kann derzeit nur von BookIvy gesetzt werden. Der Hinweis enthält einen Link, über den du uns die Zugangsdaten mitteilst.
Was muss ich einstellen und anklicken?
-
E-Mail-Versand öffnen
Einstellungen → Anbindungen → E-Mail-Versand
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Den Weg wählen
Setze den Haken bei „Versand über BookIvy“, wenn du ohne eigenen Mailserver starten willst. Sonst lässt du ihn weg und trägst die Angaben aus Schritt 3 ein.
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Eigenen Server eintragen (nur ohne BookIvy-Versand)
Trage SMTP-Server (z. B.
mail.beispiel.de), Port (z. B.465), Verschlüsselung, SMTP-Benutzername und die Absender-Adresse ein. Das Passwort hinterlegt BookIvy für dich — siehe oben. Beim Client-Hostname (EHLO/HELO), der optional, aber empfohlen ist, kommt der öffentliche Hostname deines Servers hinein. -
Absender und Antwort-Adresse festlegen
Trage den Absender-Namen ein, so wie deine Gäste ihn sehen sollen, und die Antwort-an-Adresse. Beide sind Pflicht; fehlt eine, meldet BookIvy beim Speichern, welche. Optional kannst du eine Blindkopie an (Bcc) hinterlegen — mehrere Adressen trennst du mit Komma. Sie bekommt eine unsichtbare Kopie der Mails.
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Pflichtangaben unter jeder Mail einschalten (empfohlen)
Mit dem Haken bei „Geschäftspflichtige Unternehmensdaten in E-Mails anzeigen“ setzt BookIvy Firma, Anschrift, Vertretung, Registereintrag, Steuernummer und Rückweg klein unter jede ausgehende Mail. Gepflegt werden diese Angaben in den Unternehmensdaten.
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Speichern und ansehen
Klicke auf „SMTP-Einstellungen speichern“. Wie die Mails aussehen, zeigt die Mailvorschau.
Was hängt damit zusammen?
Vorher
- Unternehmensdaten hinterlegenKontakt-E-Mail und Pflichtangaben.
- Farben und Logo anpassenLogo und Farben der Mails.
Wirkt auf
- Bestätigungen, Erinnerungen, Zahlungs- und Rechnungsmailsalles, was BookIvy verschickt.
- Erinnerungen und BerichteBerichte und Terminerinnerungen.
Danach sinnvoll
- Erinnerungen und Berichteautomatische Berichte einrichten.
- Änderungsprotokollzeigt je Mail, ob die Zustellung geklappt hat.
Gut zu wissen
Wer bekommt welche Mail?
Das legst du nicht hier fest, sondern im Reiter „E-Mail-Empfänger“ der Einstellungen: Dort steht je Vorgang, wer eine Mail bekommt — Gast, Betrieb, Benutzer, Blindkopie.
Wofür ist die Blindkopie?
Sie legt dir eine unsichtbare Kopie der Mails dieser Instanz in ein Postfach, etwa zur Ablage. Bei manchen Vorgängen (Veranstaltungen, Räume und Tische, Zahlungen) bestimmt die Spalte „Blindkopie“ der jeweiligen Empfänger-Tabelle, ob sie mitgeht; alle anderen Wege hängen sie immer an. Bei einer Rundmail heißt das eine Kopie je Empfänger.
Die Mails landen beim Gast im Spam.
Der häufigste Grund ist der Versand über BookIvy, weil die Absender-Domain nicht deine ist. Wechsle zu eigenen SMTP-Zugangsdaten — dort stimmt die Domain mit deiner überein.
Woran sehe ich, ob eine Mail angekommen ist?
Das Änderungsprotokoll hält zu jeder Mail fest, ob der Versand geklappt hat (✅ oder ❌).
Ich kann das SMTP-Passwort nicht eintragen.
Das ist so gewollt: Es liegt aus Sicherheitsgründen in der Konfiguration der Instanz, nicht in der Datenbank. Schreib uns über den Link im Hinweis, dann hinterlegen wir es.