Räume, Tische & Plätze
Raum anlegen
Ein Raum ist der Ort, an dem etwas stattfindet: Hier stehen deine Tische, hier trifft sich ein Team, hier läuft eine Veranstaltung. Du legst ihn einmal an und baust alles Weitere darauf auf.
- Wo im Backend
- Stammdaten → Räume, Knopf „Neu“
- Aufwand
- ca. 3 Minuten je Raum
- Vorher nötig
- Raumtyp prüfen — nur wenn keiner der vier vorgegebenen passt: Einstellungen → Stammdaten & Typen → Raumtypen
- Gebuchtes Modul
- Räume (sonst fehlt der Menüpunkt)
Was möchte ich erreichen?
Du möchtest deine Räume in BookIvy abbilden: das Großraumbüro, den Besprechungsraum, den Gastraum. Ohne Raum gibt es nichts, was sich buchen lässt — Tische werden einem Raum zugeordnet, ein Besprechungsraum wird als ganzer Raum gebucht, und eine Veranstaltung kann einen Raum als Ort nutzen.
Auf dieser Seite legst du den Raum selbst an. Was darin steht, kommt danach.
Was bringt mir das?
- Ordnung von Anfang an. Räume werden nach Etage und dann nach Name sortiert — auch in der Auswahl auf der Buchungsseite.
- Der Raumtyp steuert, was buchbar ist. Einzelne Tische, der ganze Raum, ein Veranstaltungsort — oder gar nichts, weil es dein Büro ist.
- Passende Vorschläge. Anhand der Kapazität schlägt der Chatbot keine Räume vor, die für die gewünschte Personenzahl zu klein sind.
- Später erweiterbar. Online-Zahlung, Tarife und Zusatzleistungen hängst du im selben Formular an, sobald du sie brauchst.
Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?
Ein Raum hat vier Angaben: einen Raumnamen, die Etage, die Kapazität (wie viele Personen hineinpassen) und den Raumtyp. Die ersten drei beschreiben den Raum. Der Raumtyp entscheidet, was damit passiert — deshalb lohnt sich hier ein genauer Blick:
| Gäste sollen … | Raumtyp wählen | Buchbar als |
|---|---|---|
| einen Platz oder Tisch in einem gemeinsamen Raum buchen — Coworking, Restaurant | Co-Working oder Essen & Trinken | Tische |
| den ganzen Raum für eine Zeit buchen — Besprechungsraum, Studio | Besprechungsraum | ganzer Raum |
| sich zu einer Veranstaltung in diesem Raum anmelden | ein Typ mit „Buchbar als: Veranstaltung“ (nur mit dem Modul Veranstaltungen) | Veranstaltung |
| den Raum gar nicht buchen können — Büro, Lager, Küche | Privater Raum | gar nicht |
Die vier Raumtypen Privater Raum, Co-Working, Besprechungsraum und Essen & Trinken sind vorgegeben. Du kannst sie nicht löschen, aber abschalten. Passt keiner, legst du einen eigenen Typ an und bestimmst dabei selbst, wofür er buchbar ist.
Gut zu wissen
Tische kommen nach dem Raum — und nach den Tisch-Merkmalen. Merkmale wie „Fensterplatz“ oder „Steckdose“ definierst du einmal in den Einstellungen und vergibst sie danach beim Anlegen der Tische. Die empfohlene Reihenfolge steht unter „Was hängt damit zusammen?“.
Was muss ich einstellen und anklicken?
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Raumtyp prüfen (nur falls nötig)
Einstellungen → Stammdaten & Typen → Raumtypen
Schau in die Tabelle oben: Passt einer der vier vorgegebenen Typen, überspringst du diesen Schritt. Brauchst du einen eigenen, trage unter „Neuen Raumtyp anlegen“ eine Bezeichnung ein, wähle bei „Buchbar als“ Tische, ganzer Raum, gar nicht oder Veranstaltung — und klicke auf „Anlegen“.
-
Neuen Raum beginnen
Stammdaten → Räume
Klicke oben rechts auf den grünen Knopf „Neu“. Das Formular „Neuen Raum anlegen“ klappt auf.
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Den Raum beschreiben
Im Reiter „Raum“ füllst du vier Felder aus:
- Raumname — so sehen ihn deine Gäste, zum Beispiel „Studio Nord“.
- Etage — eine Zahl. Nach ihr werden die Räume sortiert.
- Raumtyp — wähle den passenden Typ aus der Liste (siehe Tabelle oben).
- Kapazität — wie viele Personen hineinpassen.
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Weitere Reiter ausfüllen (optional)
Je nach gebuchten Modulen siehst du zusätzlich Online-Zahlung, Tarife und Zusatzleistungen. Sie gehören zum selben Formular: Du kannst sie jetzt ausfüllen oder später nachholen. Bei einem bestehenden Raum speichert BookIvy automatisch, wenn du zwischen den Reitern wechselst; ein neuer Raum entsteht erst mit „Speichern“.
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Speichern
Klicke auf „Speichern“. BookIvy bestätigt mit „Der Raum wurde angelegt.“ — und der Raum erscheint unter „Vorhandene Räume“. Für den nächsten Raum klickst du wieder auf „Neu“.
Was hängt damit zusammen?
Vorher
- Raumtypen festlegenlegt fest, was an einem Raum gebucht werden kann.
- Öffnungszeiten festlegengelten für alle Buchungswege, auch für deine Räume.
Wirkt auf
- Tischewerden einem Raum zugeordnet.
- Raumbuchungenbuchen einen Raum als Ganzes, wenn der Typ es erlaubt.
- Veranstaltungenkönnen einen Raum als Ort nutzen.
Danach sinnvoll — in dieser Reihenfolge
- Tisch-Merkmale festlegenzuerst, damit du sie beim Anlegen der Tische gleich vergeben kannst.
- Tische anlegenwenn der Raumtyp „Tische“ erlaubt.
- Raumplan zeichnenzeichne den Raum mit seinen Tischen.
- Tarife und Zusatzleistungenwenn der Raum etwas kosten soll.
Gut zu wissen
Ich finde „Räume“ nicht im Menü.
Der Menüpunkt unter „Stammdaten“ erscheint nur, wenn das Modul „Räume“ für deine Instanz gebucht ist und dein Benutzer die Berechtigung dafür hat.
Den Raumtyp „Besprechungsraum“ gibt es bei mir nicht.
Er wird bei der Anlage eines Raums nur angeboten, wenn das Modul „Meeting-Räume“ aktiv ist. In den Raumtypen steht dann der Hinweis „Feature inaktiv“.
Kann ich Name oder Raumtyp später ändern?
Ja. Klicke in der Liste „Vorhandene Räume“ auf „Bearbeiten“. BookIvy hält das Anlegen, Ändern und Löschen im Änderungsprotokoll fest.
Was passiert, wenn ich einen Raum lösche?
BookIvy fragt vorher nach („Diesen Raum wirklich löschen?“). Prüfe vorher, dass im Raum keine Tische mehr stehen und keine Buchungen anstehen: Sie verweisen sonst auf einen Raum, den es nicht mehr gibt.
Wie viele Räume darf ich anlegen?
Je nach Paket kann die Zahl der Räume begrenzt sein. Über der Liste „Vorhandene Räume“ zeigt BookIvy dir, wie viele du bereits nutzt.