Unternehmensdaten hinterlegen

Was möchte ich erreichen?

Wer bei dir bucht, soll wissen, bei wem. Und wenn du Rechnungen verschickst, müssen darauf Firma, Anschrift, Rechtsform und Steuerangaben stehen — vollständig. Beides legst du hier fest, ein einziges Mal.

Was bringt mir das?

• Einmal eintragen, überall verwendet. Der Name deines Betriebs steht auf der Buchungsseite und in den E-Mails an deine Gäste. Ändert sich etwas, änderst du es an einer Stelle.
• Rechnungen mit allen Pflichtangaben. Aus Rechtsform und Registerdaten setzt BookIvy die Fußzeile jeder Rechnung zusammen. Eine Anzeige in der Art einer Ampel zeigt dir, was noch fehlt.
• Die richtige Preisdarstellung. Endpreise mit enthaltener Umsatzsteuer für Privatkundschaft oder Nettopreise für Geschäftskundschaft — passend zu dem, was du rechtlich brauchst.
• Fahrzeiten bei Vor-Ort-Terminen. Mit dem entsprechenden Modul wird die Anschrift beim Speichern geolokalisiert und dient als Startpunkt der Anfahrt.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Der Abschnitt hat vier Teile. Den ersten füllt jeder aus; die weiteren brauchst du, sobald du Rechnungen verschickst oder Umsatzsteuer ausweist.

Brand-Name und Legal-Name

Der Brand-Name ist der Name, unter dem deine Gäste dich kennen — „Café Sommer“. Der Legal-Name ist die Firma laut Eintrag — „Sommer Gastro GmbH“. Auf eine Rechnung gehört die Firma, auf die Buchungsseite der Name der Marke. Hast du keine Firma, lässt du den Legal-Name leer.

Felder mit „§“

Felder, die mit § markiert sind, sind zugleich deine Vertragsdaten bei BookIvy: Sie stehen auf der Rechnung, die du von uns bekommst, und werden dafür an unseren Zahlungsdienstleister Stripe übermittelt. Änderst du sie, melden wir uns gegebenenfalls, bevor wir sie für die Abrechnung übernehmen. Deine Buchungsseite ist davon nicht betroffen.

Umsatzsteuer und Preisdarstellung

Schaltest du „Umsatzsteuer berücksichtigen“ ein, rechnet BookIvy bei den Tarifen zwischen Netto und Brutto um und weist die Steuer im Checkout und auf der Rechnung aus. Mit der Preisdarstellung legst du fest, was der Gast sieht:

• Endpreise inkl. USt. (B2C, Standard): angezeigt und gerechnet wird der Bruttopreis, die enthaltene Steuer wird ausgewiesen — gegenüber Verbrauchern Pflicht.
• Nettopreise zzgl. USt. (B2B): angezeigt und gerechnet wird der Nettopreis, die Steuer kommt je Position obendrauf. Gespeichert bleibt immer der Endpreis.

Rechtsform und Pflichtangaben

Eine Rechnung ist zugleich ein Geschäftsbrief. Welche Angaben darauf stehen müssen, hängt von deiner Rechtsform ab: Eine GmbH braucht Registergericht und -nummer, ein Einzelunternehmen nicht. Deshalb zeigt BookIvy nach der Wahl der Rechtsform nur die Felder, die dafür gelten, und prüft sie. Das Ergebnis siehst du unter der Überschrift „Pflichtangaben auf deinen Rechnungen“:

• Grün: Alle Pflichtangaben sind da. Firma, Sitz, Register, Vertretung und Steuernummer stehen in der Fußzeile jeder Rechnung.
• Rot: Es fehlt eine Pflichtangabe, zum Beispiel das Registergericht oder die Steuernummer.
• Gelb: Pflicht ist erfüllt, BookIvy gibt nur eine Empfehlung.

Was muss ich einstellen und anklicken?

1. Unternehmensdaten öffnen

   Einstellungen → Mein Betrieb → Unternehmensdaten

2. Stammdaten eintragen

   Pflicht ist nur der Brand-Name (mit * markiert). Alles andere ist optional, aber nützlich: der Brand-Kurzname als Kurzfassung für Stellen mit wenig Platz, der Legal-Name und Vertreten durch für die Rechnung, Kontakt-Telefon und Kontakt-E-Mail, die Anschrift in Straße, Postleitzahl, Ort und Land (als Länderkürzel, etwa DE) sowie die Umsatzsteuer-ID.

3. Umsatzsteuer festlegen

   Setze den Haken bei „Umsatzsteuer berücksichtigen“, wenn du Umsatzsteuer ausweist, trage den Steuersatz % ein und wähle die Preisdarstellung: Endpreise inkl. USt. (B2C, Standard) oder Nettopreise zzgl. USt. (B2B). Bist du Kleinunternehmer, lässt du den Haken weg.

4. Rechtsform und Registerangaben ergänzen

   Wähle bei „Rechtsform“ deine Rechtsform. Darunter erscheinen die passenden Felder, etwa Registergericht, Registernummer und Stammkapital. Trage zusätzlich die Steuernummer ein, wenn du keine Umsatzsteuer-ID hast — eine von beiden muss auf die Rechnung. Als Kleinunternehmer setzt du den Haken bei „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“; den Hinweistext auf der Rechnung kannst du anpassen. Eine Bankverbindung ist freiwillig.

5. Speichern und die Ampel prüfen

   Klicke auf „Unternehmensdaten speichern“ und sieh unter „Pflichtangaben auf deinen Rechnungen“ nach. Steht dort Rot, ergänze die genannten Angaben und speichere erneut.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen