Rundmails an Kunden

Was möchte ich erreichen?

Du möchtest deine Kundschaft erreichen — mit einer Information, einer Aktion oder der Bitte um eine Bestätigung — und dabei rechtlich sauber bleiben. Das heißt: nur wer zugestimmt hat, bekommt Werbung, jede Zustimmung ist nachweisbar, und wer nichts mehr bekommen möchte, kann sich selbst abmelden.

Zwei Rundmails sind dafür die Grundlage und verdienen deshalb besondere Aufmerksamkeit: die Bestätigung der Datenschutzerklärung und die Einstellungen zum E-Mail-Empfang. Mit ihnen holst du die Zustimmungen ein, auf denen jede spätere Info- oder Werbemail aufbaut.

Was bringt mir das?

• Einwilligung als fester Filter. BookIvy prüft sie beim Versand — nicht du beim Anklicken. Sie lässt sich nicht aus Versehen umgehen, egal welche Gruppen du wählst.
• Zustimmung mit Nachweis. Wer wann welche Einstellung selbst gesetzt hat, steht am Konto und im Änderungsprotokoll.
• Die Kundschaft entscheidet selbst. Sie setzt ihre Einstellungen über einen Link in der Mail, ohne Anmeldung und ohne Kennwort.
• Gruppen statt Adresslisten. Du wählst, wer die Mail bekommt, etwa Kunden mit ablaufender Laufzeit-Karte oder Gäste einer bestimmten Veranstaltung.
• Sicherheitsnetz. Vorschau mit Platzhaltern, Testmail an dich, ein Bestätigungshaken vor dem Versand und eine Zählung, wer wegfällt und warum.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Der Ablauf in vier Schritten

1. Anlass wählen — wofür schreibst du?
2. Art der Nachricht wählen — wie verbindlich ist die Mail rechtlich gemeint?
3. Empfänger wählen — an wen?
4. Text prüfen, Vorschau ansehen, verschicken.

„Anlass“ — wofür schreibst du?

Ein Anlass ist ein vorbereiteter Baustein: Er füllt Art der Nachricht, Empfängergruppe, Betreff und Text für dich aus. Du kannst alles danach ändern — außer den Pflicht-Platzhalter, der den Link der Mail trägt und nicht fehlen darf. Es gibt drei Anlässe:

Wählst du einen Anlass, nachdem du schon Text geschrieben hast, fragt BookIvy, ob Betreff und Text durch die Vorlage ersetzt werden sollen.

„Art der Nachricht“ — wie verbindlich ist sie?

Die Art entscheidet, wer die Mail bekommen darf und ob ein Abmeldelink angehängt wird. Sie ist nicht Geschmackssache, sondern die rechtliche Einordnung deiner Mail:

Wie BookIvy die Einwilligung prüft

Unabhängig von deiner Auswahl gelten bei jedem Versand diese Regeln. Wer ausscheidet, siehst du in der Zählbox mit Grund:

• immer: Konto aktiv, Kontoart nicht „Gesperrt“, gültige E-Mail-Adresse, jede Adresse nur einmal.
• Pflichtnachricht: keine Einwilligung nötig.
• Info: „Info-E-Mails erlauben“ muss gesetzt sein. Dabei zählt auch ein im Backend gesetzter Haken.
• Werbung: „Marketing-E-Mails erlauben“ muss gesetzt sein — und zwar von der Person selbst. Ein Haken, den du im Backend setzt, genügt für Werbung nicht. Wer den Haken nur von dir hat, erscheint als „Einwilligung nicht selbst erteilt“.

Deshalb sind die Einstellungen zum E-Mail-Empfang der wichtigste Baustein: Erst wenn Kunden sie selbst gesetzt haben, gibt es Einwilligungen, die für Werbung zählen.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Teil 1 Empfohlene Reihenfolge

Wer von oben nach unten arbeitet, hat jede Voraussetzung erledigt, wenn er sie braucht.

1. Die Datenschutzerklärung und ihre Fassung pflegen

   Hinterlege deine Datenschutz-URL und trage unter „Fassung der Datenschutzerklärung“ den Stand ein, siehe Datenschutz und Einwilligungen. Ohne Link zur Erklärung zeigt die Bestätigungsseite den Hinweis, dass sie gerade nicht verlinkt ist.

2. „Bestätigung der Datenschutzerklärung“ verschicken

   Hole damit die Bestätigung aller ein, deren Zustimmung fehlt oder überholt ist. Siehe Teil 2.

3. „Einstellungen zum E-Mail-Empfang“ verschicken

   Bitte deine Kundschaft, selbst zu entscheiden, was sie bekommen möchte. Siehe Teil 3.

4. Erst danach Info- oder Werbemails

   Jetzt gibt es Einwilligungen, die tragen. Siehe Teil 4.

Teil 2 Anlass „Bestätigung der Datenschutzerklärung“

Wofür er da ist, wen er erreicht und was dann geschieht.

Wofür ist er da?

Du hast deine Datenschutzerklärung aktualisiert, oder bei einigen Kunden fehlt die Bestätigung. Diese Mail bittet um eine Bestätigung mit einem Klick. Sie ist keine Werbung — deshalb geht sie ohne Einwilligung hinaus und hat keinen Abmeldelink. Der vorbereitete Text sagt ehrlich, was passiert, wenn jemand nicht bestätigt: Dann bekommt er weiterhin nur, was zu seinen Buchungen gehört.

Wer bekommt sie?

Vorgewählt ist die Gruppe „Datenschutz-Zustimmung fehlt oder ist überholt“. Dazu zählt ein Konto, wenn einer dieser Gründe zutrifft — in dieser Reihenfolge geprüft:

1. Es gibt noch keine Zustimmung.
2. Die bestätigte Fassung stimmt nicht mit der aktuellen Fassung unter „Fassung der Datenschutzerklärung“ überein.
3. Die Frist ist abgelaufen — „Zustimmung erneuern nach“ (Vorgabe 24 Monate; 0 schaltet sie ab).

Konten, die schon aktuell bestätigt haben, fallen heraus. Du kannst die Auswahl zusätzlich einschränken, etwa auf Geschäftskunden.

So gehst du vor

1. Die Seite öffnen

   System → E-Mails

2. Den Anlass wählen

   Klicke unter „Anlass“ auf „Bestätigung der Datenschutzerklärung“. Art, Gruppe, Betreff und Text sind vorbereitet.

3. Den Text anpassen (optional)

   Der Betreff lautet „Kurze Bestätigung zum Datenschutz bei {BRAND}“. Im Text darf der Platzhalter {LINK_DATENSCHUTZ} nicht fehlen; sonst lehnt BookIvy die Vorschau ab („Es fehlt noch der Platzhalter {LINK_DATENSCHUTZ}“). Platzhalter wie {NAME} und {BRAND} setzt BookIvy je Empfänger ein.

4. Die Empfänger prüfen

   Lies die Zählbox: „N Empfänger bekommen diese Mail.“ Daneben steht, wer wegfällt und warum, zum Beispiel „ohne gültige E-Mail-Adresse“. Mit „Empfänger ansehen“ öffnest du die Liste.

5. Vorschau, Testmail, Versand

   Klicke auf „Weiter zur Vorschau“, schicke dir mit „Testmail an mich“ ein Muster, hake „Ich habe die Vorschau geprüft“ an und klicke auf „Jetzt verschicken“.

Was deine Kundschaft sieht und was dann passiert

• Der Link in der Mail ist persönlich und signiert. Er gilt 60 Tage und lässt sich mehrfach öffnen. Danach zeigt die Seite „Link abgelaufen“ und bittet, sich bei dir zu melden.
• Die Seite zeigt den Link zur Datenschutzerklärung. Die Person hakt an, dass sie gelesen und zugestimmt hat, und klickt auf „Bestätigen“.
• BookIvy speichert die Bestätigung am Konto — mit Zeitpunkt, der Fassung und der Herkunft „Kunde selbst, über den Link aus einer E-Mail“. Die Person sieht „Datenschutzerklärung bestätigt“. Sie kann die Zustimmung jederzeit widerrufen, indem sie dir schreibt.
• Im Änderungsprotokoll erscheint ein Eintrag mit dem Kontonamen und der Fassung. Am Konto siehst du den Nachweis in der Kachel „Datenschutzbedingungen akzeptiert“.
• Wer nicht bestätigt, bleibt in der Gruppe „fehlt oder ist überholt“ — du kannst später erneut nachfassen.

Teil 3 Anlass „Einstellungen zum E-Mail-Empfang“

Der wichtigste Baustein: Er schafft die Einwilligungen, die für Werbung zählen.

Wofür ist er da?

Am Konto jeder Person stehen vier E-Mail-Einstellungen. Solange sie nicht selbst gesetzt wurden, darfst du für Werbung nichts versenden. Diese Mail lädt jede Person ein, ihre Einstellungen in einer halben Minute selbst zu setzen. Auch sie ist keine Werbung: Sie bittet nur um die Entscheidung und bewirbt nichts.

Nachrichten zu Buchungen — Bestätigung, Änderung, Rechnung — bekommt jede Person unabhängig davon; sie gehören zur Buchung selbst und lassen sich nicht abwählen.

Wer bekommt sie?

Ohne Gruppenauswahl alle Konten, die erreichbar sind (aktiv, nicht gesperrt, mit gültiger Adresse, einmal je Adresse). Meist ist das richtig: Du fragst die gesamte Kundschaft. Willst du nur bestimmte Gruppen fragen, etwa „Leads und Kontakte“, wählst du sie aus.

So gehst du vor

1. Den Anlass wählen

   Wähle auf System → E-Mails den Anlass „Einstellungen zum E-Mail-Empfang“. Der Betreff lautet „Was möchtest du von {BRAND} bekommen?“.

2. Auf den Platzhalter achten

   Im Text steht {LINK_EMAIL_EINSTELLUNGEN} hinter dem Linktext „Meine E-Mail-Einstellungen setzen“. Löschst du ihn, lehnt BookIvy die Vorschau ab.

3. Prüfen und verschicken

   Wie oben: Zählbox lesen, Vorschau, Testmail, Haken, „Jetzt verschicken“.

Was deine Kundschaft sieht und was dann passiert

• Die Person öffnet den Link, setzt die gewünschten Haken und klickt auf „Einstellungen speichern“. Danach zeigt die Seite, was jetzt gilt, und den Link „Noch einmal ändern“.
• Die Einstellungen stehen sofort am Konto — mit Zeitpunkt und der Herkunft „Kunde selbst, über den Link aus einer E-Mail“. Genau diese Herkunft macht eine Marketing-Einwilligung für Werbung gültig.
• Das Änderungsprotokoll hält jede tatsächliche Änderung fest. Wer nichts ändert, erzeugt keinen Eintrag.
• Jede Info- und Werbemail trägt später den Link „E-Mail-Einstellungen ändern oder abbestellen“. So kann jeder seine Wahl selbst wieder ändern; im Mailprogramm erscheint zusätzlich die Abmelde-Funktion.

Teil 4 Eine freie Rundmail verschicken

1. Anlass und Art wählen

   Wähle „Freie Nachricht“ und die Art: Info für Hinweise, Werbung für Angebote. Die Seite zeigt unter der Art, wer sie bekommt.

2. Empfänger wählen

   Hake Gruppen an. Innerhalb einer Gruppe gilt oder, zwischen den Gruppen und. Die Gruppen:

   • Art des Kontos: Kunden, Leads und Kontakte, Geschäftskunden.
   • Herkunft des Kontos: Buchungsseite, Chatbot, Produkt-Shop, im Backend angelegt, Import.
   • Nutzung (jeweils in den letzten 12 Monaten): Tische, Räume, Plätze, Leistungen, Veranstaltungen gebucht oder etwas gekauft; noch nie gebucht; lange nicht mehr da. Außerdem „Zur Veranstaltung … angemeldet“ und „Leistung … gebucht“ mit Auswahl.
   • Verkauf: Abo läuft, Abo beendet oder gekündigt, Laufzeit-Karte läuft in den nächsten 30 Tagen aus, hat freie Tickets.
   • Stammdaten: Datenschutz-Zustimmung fehlt oder ist überholt, Rechnungsdaten unvollständig, kein NDA vereinbart, erlaubt Info-E-Mails.

   Mit „Einzelne Kunden“ fügst du Konten per Name oder E-Mail hinzu (Suche ab 3 Zeichen). Wählst du nichts, geht die Mail an alle Erreichbaren; wählst du nur Einzelne, geht sie genau an diese; wählst du beides, an die Vereinigung. Die Zählbox rechnet bei jedem Klick neu.

3. Absender und Text

   Setze bei Bedarf Absender-Name und Antwort an, schreibe den Betreff und den E-Mail-Text. Der Editor kennt Fett, Kursiv, Unterstrichen, Listen und Links; Adressen gibst du mit https:// ein. Platzhalter: {NAME}, {COMPANY}, {EMAIL}, {BRAND}, {LINK_EMAIL_EINSTELLUNGEN}, {LINK_DATENSCHUTZ}.

4. Vorschau und Versand

   Klicke auf „Weiter zur Vorschau“ — die Vorschau nennt Betreff und Empfängerzahl und zeigt die Mail mit eingesetzten Platzhaltern. Mit „Als Entwurf speichern“ sicherst du den Stand. Zum Versand: Haken bei „Ich habe die Vorschau geprüft“, dann „Jetzt verschicken“. Zurückholen lässt sich die Mail nicht.

5. Den Fortschritt lesen

   Unter „Entwürfe und Versendetes“ siehst du je Rundmail den Zustand („Entwurf“, „läuft — N offen“ oder „verschickt“) und wie viele Mails verschickt wurden oder fehlgeschlagen sind. Einen Entwurf öffnest du mit „Bearbeiten“ und kannst ihn löschen; mit „Als Entwurf übernehmen“ machst du aus einer verschickten Rundmail eine neue.

Hintergrund Versand, Limit und Blindkopie

• Beim Klick verschickt BookIvy eine erste Portion von etwa 10 Mails, damit du siehst, dass es läuft. Den Rest holt BookIvy in den nächsten Minuten automatisch in Portionen.
• Versand über BookIvy: Es gilt ein Tageslimit (Vorgabe 200 Empfänger, einstellbar unter „E-Mail-Versand“ → „Rundmails je Tag“). Ist es erreicht, beginnt der Versand trotzdem und wird am nächsten Tag automatisch fortgesetzt. Mit eigenem Mailserver entfällt das Limit.
• Hast du bei den SMTP-Einstellungen eine Blindkopie eingetragen, geht eine Kopie je Empfänger dorthin — bei 200 Empfängern also 200 Kopien.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen