Reise- und Pufferzeiten

Was möchte ich erreichen?

Wenn im Kalender nur die reine Termindauer steht, verkaufst du Zeit, die es nicht gibt: Der Tag läuft ab dem zweiten Termin hinterher, und beim Kunden vor Ort entstehen Termine, die gar nicht erreichbar sind. Du möchtest, dass Vorbereitung, Nachbereitung und Fahrt automatisch freigehalten werden.

Was bringt mir das?

• Nur Zeiten, die funktionieren. Zeiten, die wegen Puffer oder Fahrt nicht passen, erscheinen gar nicht erst im Buchungskalender.
• Unsichtbar für deine Gäste. Sie buchen einen 30-Minuten-Termin; im Hintergrund reserviert BookIvy den ganzen Block.
• Jede Leistung, ihre Regeln. Ein Erstgespräch darf streng sein, ein Servicetermin großzügig.
• Fahrzeit ohne Handarbeit. BookIvy berechnet Hin- und Rückweg für jede eingegebene Kundenadresse selbst.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Puffer

• Gesetzt wird er je Leistung, getrennt für davor und danach. Beispiel: Haarschnitt 30 Minuten, 10 Minuten davor, 15 danach — im Kalender sind es 55 Minuten.
• Ob er eingeplant wird, entscheidet der Schalter „Pufferzeiten berücksichtigen“ derselben Leistung. Er gilt auf der Buchungsseite und im Chatbot.
• Bei kombinierten Leistungen zählen nur die Puffer der Hauptleistung.

Reisezeit

• Gilt nur bei der Terminart „Vor Ort an folgender Adresse“. Dann berechnet BookIvy die Fahrzeit von deiner Firmenadresse zur Adresse der Kundschaft, Hin- und Rückweg getrennt, und behandelt sie wie zusätzlichen Puffer.
• Die Berechnung läuft über OpenRouteService mit Servern in der EU; übertragen wird die Adresse zur Routenberechnung.
• Die berechneten Zeiten werden bei der Buchung gespeichert und blockieren auch spätere Verfügbarkeiten.

Wenn die Fahrzeit nicht passt

Passt die Fahrt nicht in die freien Ränder vor und nach dem Termin, entsteht ein Reisezeit-Konflikt. Du entscheidest je Leistung, wie BookIvy reagiert:

Dazu kommt ein Hinweis für deine Kundschaft: als blaue Info, als orange Warnung oder gar nicht. Bei „unter Vorbehalt“ steht er zusätzlich in der Bestätigungs-E-Mail.

Der letzte Termin des Tages

Normalerweise muss auch die Rückfahrt noch in die Verfügbarkeit passen. Dann wäre das letzte Zeitfenster eines Tages für Vor-Ort-Termine nie buchbar. Mit „Rückreisezeit beim letzten Terminfenster des Tages ignorieren“ darf die Rückfahrt in den Feierabend reichen; ein nachfolgender Termin bleibt geschützt.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Weg A Puffer je Leistung

1. Die Leistung öffnen

   Stammdaten → Leistungen

   Klicke bei der Leistung auf „Bearbeiten“.

2. Die Puffer eintragen

   Im Reiter „Leistung“ füllst du „Puffer davor (Min.)“ und „Puffer danach (Min.)“ aus, zum Beispiel 10 und 15.

3. Das Einplanen einschalten

   Wechsle in den Reiter „Buchung“ → „Anzeige & Puffer“ und hake unter „Terminberechnung“ „Pufferzeiten berücksichtigen“ an.

4. Speichern

   Klicke auf „Speichern“. Bei einer bestehenden Leistung speichert BookIvy auch beim Wechsel des Reiters.

Weg B Reisezeit bei Vor-Ort-Terminen

Nur mit dem Modul für Vor-Ort-Termine (Geolokalisierung).

1. Die Firmenadresse hinterlegen

   Einstellungen → Mein Betrieb → Unternehmensdaten

   Die Firmenadresse ist der Startpunkt jeder Fahrzeit. Sie muss eine Position haben, die BookIvy finden kann — siehe Unternehmensdaten hinterlegen. Solange sie fehlt, sind die Terminart „Vor Ort an folgender Adresse“ und „Bei …“ ausgegraut.

2. Die Terminart einschalten

   Öffne die Leistung, dann den Reiter „Buchung“ → „Terminarten“ und hake „Vor Ort an folgender Adresse“ an. Dadurch erscheint im Formular ein Adressfeld, dessen Eingabe automatisch geprüft wird.

3. Die Reisezeit einplanen

   Wechsle zum Unter-Reiter „Reisezeit“ und hake „Reisezeit als Pufferzeit berücksichtigen“ an.

4. Die Reaktion auf einen Konflikt wählen

   Unter „Reaktion auf einen Reisezeit-Konflikt“ wählst du „Termin ablehnen“, „Termin annehmen“ oder „Unter Vorbehalt annehmen“.

5. Den Hinweis formulieren

   Unter „Hinweis für deine Kundschaft“ wählst du im Auswahlfeld Info (blau), Warnung (orange) oder Kein Hinweis und schreibst den Text selbst — oder klickst einen der Vorschläge an. Lässt du das Textfeld leer, gilt ein Standardtext.

6. Den letzten Termin des Tages regeln (optional)

   Hake „Rückreisezeit beim letzten Terminfenster des Tages ignorieren“ an, wenn die Rückfahrt in den Feierabend reichen darf.

7. Speichern

   Klicke auf „Speichern“.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen