Anmeldungen verwalten

Was möchte ich erreichen?

Du möchtest den Überblick behalten: Welche Veranstaltung ist voll? Wer steht auf der Warteliste und soll nachrücken? Wer hat sich vorgemerkt, weil der Termin noch offen war? Und was tust du, wenn sich jemand per Telefon anmeldet?

Was bringt mir das?

• Eine Liste für alles. Anmeldungen und Vormerkungen getrennt in zwei Reitern, filterbar je Veranstaltung.
• Warteliste unter Kontrolle. Du bestätigst Wartende selbst oder lässt sie automatisch nachrücken.
• Telefon und Papier ins System. Mit „Anmeldung nachtragen“ landet auch eine Anmeldung ohne Formular in der Liste.
• Saubere Zahlen. Doppelte E-Mail-Adressen findest du und räumst sie mit einem Klick auf.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Die vier Zustände

Die Seite

• Oben wählst du den Reiter „Anmeldungen“ oder „Vormerkungen“, jeweils mit der Zahl der Einträge.
• Darunter filterst du mit „Alle“ oder dem Namen einer Veranstaltung.
• Die Liste zeigt ID, Veranstaltung, bei Bedarf die Spalte Dublette, Teilnehmer, Plätze, Status, Herkunft und die Aktionen.
• Ein Klick auf „Details“ öffnet die Anmeldung mit Begleitpersonen, weiteren Angaben, Tarif und Zahlung sowie einer Notiz.

Was die Knöpfe tun

Was muss ich einstellen und anklicken?

Weg A Die Liste im Alltag

1. Die Seite öffnen

   Buchungen → Anmeldungen

2. Eine Veranstaltung wählen

   Klicke oberhalb der Liste auf den Namen der Veranstaltung. Mit „Alle“ siehst du wieder alles.

3. Wartende nachrücken lassen

   Wird ein Platz frei, klicke bei einer Anmeldung auf der Warteliste auf „Bestätigen“. Soll das von selbst passieren, schalte in der Veranstaltung „Automatisch nachrücken“ ein — siehe Veranstaltung anlegen.

Weg B Eine Anmeldung nachtragen

Für Anmeldungen per Telefon, E-Mail oder auf Papier.

1. Die Maske öffnen

   Klicke auf den grünen Knopf „Neu“. Es öffnet sich „Anmeldung nachtragen“.

2. Veranstaltung und Person wählen

   Wähle die Veranstaltung und trage Vollständiger Name und E-Mail ein; weitere Felder wie Telefon, Unternehmen oder Anmerkungen folgen den Einstellungen der Veranstaltung. Mit „Plätze insgesamt“ und den Namen der Begleitpersonen erfasst du Gruppen. Bei Bedarf wählst du einen Tarif.

3. Bestätigung entscheiden

   Der Haken „Anmeldung an Gast bestätigen“ bestimmt, ob die Person eine Mail bekommt. Setze ihn, wenn sie nichts davon weiß, und lass ihn weg, wenn du sie schon persönlich informiert hast.

4. Speichern

   Klicke auf „Anmeldung speichern“. Ohne gültigen Namen und gültige E-Mail-Adresse lehnt BookIvy ab.

Weg C Vormerkungen nach der Terminfestlegung bekanntgeben

1. Den Termin eintragen

   Öffne die Veranstaltung unter Stammdaten → Veranstaltungen, nimm den Haken bei „Termin offen“ heraus und trage Datum und Zeiten ein.

2. Die Bekanntgabe senden

   Klicke dort auf „📣 Termin-Bekanntgabe senden“ — oder hier im Reiter „Vormerkungen“. Jede Person bekommt Termin, Ort und ihren persönlichen Anmelde-Link. Die Mail lässt sich später erneut senden, etwa nach einer Terminänderung.

3. Oder gezielt umwandeln

   Wer sich nicht selbst anmelden soll, den machst du mit „In Anmeldung umwandeln“ zur Anmeldung.

Weg D Aufräumen und exportieren

1. Dubletten bereinigen

   Klicke im Reiter „Anmeldungen“ auf „Dubletten bereinigen“ und bestätige. Je E-Mail-Adresse bleibt eine Anmeldung. Ist der Knopf grau, gibt es keine doppelten Adressen.

2. Exportieren

   Mit dem Export-Knopf über der Liste lädst du die Anmeldungen als Datei herunter.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen