Personen & Leistungen

Personen anlegen

Wer Termine bei bestimmten Menschen anbietet — Friseurin, Beraterin, Trainer —, legt diese als Personen an. Jede Person hat ihre eigenen Leistungen, Zeiten und Abwesenheiten, und deine Gäste buchen genau dort.

Wo im Backend: Stammdaten → Personen, Knopf „Neu“
Aufwand: ca. 5 Minuten je Person
Vorher nötig: Nichts zwingend. Sinnvoll: Öffnungszeiten (sie gelten, solange eine Person keine eigenen Zeiten hat).
Gebuchtes Modul: Personenbuchung

Was möchte ich erreichen?

Bei dir buchen Gäste nicht „irgendeinen Termin“, sondern einen bei Anna oder bei Murat. Dafür muss BookIvy wissen, wer diese Menschen sind, was sie anbieten und wann sie da sind. Das legst du hier fest: Pro Person ein Eintrag.

Was bringt mir das?

Buchung bei der richtigen Person. Die Buchungsseite zeigt auf Wunsch Name und Foto; Verfügbarkeit, Leistungen und Pausen gelten je Person.
Mails an die richtige Adresse. Bestätigungen und Erinnerungen zu den Terminen einer Person können direkt an sie gehen statt an die allgemeine Kontaktadresse.
Jede Person pflegt sich selbst. Mit einem verknüpften Zugang sieht eine Person im Backend nur sich und trägt ihre Zeiten und Abwesenheiten selbst ein.
Der eigene Kalender zählt mit. Termine aus einem privaten oder geschäftlichen Kalender können als „belegt“ eingelesen werden, damit niemand doppelt gebucht wird.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Du brauchst Personen, sobald Leistungen bei einem Menschen gebucht werden. Räume und Tische brauchen sie nicht. Eine Person ist kein Login, sondern ein buchbarer Mensch; ein Login kann mit ihr verknüpft werden, muss aber nicht.

Die Reiter der Personen-Maske

Reiter	Was dort steht
Person	Name, Benachrichtigungs-Adresse, Avatar, verknüpfter Zugang, Adresse der Termin-Management-Seite, „Buchbar (aktiv)“
Leistungen	welche Leistungen die Person anbietet — standardmäßig alle
Verfügbarkeit	Wochenplan oder einzelne Tage — siehe Verfügbarkeiten pflegen
Abwesenheiten	Urlaub und Ausfälle dieser Person
Kalender-Import / -Export	fremde Kalender als „belegt“ einlesen bzw. den eigenen Kalender abonnierbar machen (nur mit den entsprechenden Modulen)

Die Reiter Abwesenheiten und die Kalender-Reiter erscheinen erst, nachdem die Person einmal gespeichert wurde.

Die Felder im Reiter „Person“

Name — Pflicht. So sehen ihn deine Gäste.
Benachrichtigungen an (optional) — Bestätigungen und Erinnerungen zu Terminen dieser Person gehen an diese Adresse statt an die Kontaktadresse des Unternehmens. Leer heißt: wie bisher. Auf der Buchungsseite wird die Adresse nie angezeigt.
Avatar (optional) — JPG, PNG, WebP oder GIF bis 4 MB, dargestellt als Kreis.
Verknüpfter Zugang (optional) — ein Zugang mit der Rolle „Person“ sieht im Backend nur die Personen, die mit ihm verknüpft sind, und pflegt dort seine Verfügbarkeiten selbst. Ein Zugang kann mit mehreren Personen verknüpft sein.
Adresse der Termin-Management-Seite (optional) — die persönliche Tagesansicht der Person, in der sich Verspätungen an die Kundschaft melden lassen. Die Seite verlangt eine Anmeldung im Backend. Leer lassen erzeugt die Adresse aus dem Namen.
Buchbar (aktiv) — nur aktive Personen können gebucht werden.

Was muss ich einstellen und anklicken?

So sieht die Maske aus (vereinfacht, mit erfundenen Beispielwerten). Die Reiter Kalender-Import und Kalender-Export gibt es nur mit den passenden Modulen und erst bei einer gespeicherten Person.

Personen öffnen

Stammdaten → Personen
Neue Person beginnen

Klicke oben rechts auf den grünen Knopf „Neu“.
Name und Benachrichtigungen eintragen

Trage im Reiter „Person“ den Namen ein. Möchtest du, dass Termin-Mails dieser Person an sie selbst gehen, setze ihre Adresse bei „Benachrichtigungen an“ ein; BookIvy meldet, wenn die Adresse ungültig ist. Lade bei Bedarf einen Avatar hoch.
Leistungen prüfen

Im Reiter „Leistungen“ steht unter „Angebotene Leistungen“, was die Person macht. Standardmäßig bietet sie alle an — wer etwas nicht anbietet, bekommt das Häkchen weggenommen. Neue Leistungen, die du später anlegst, ordnet BookIvy automatisch jeder Person zu.
Zugang verknüpfen (optional)

Soll die Person ihre Zeiten selbst pflegen, wähle bei „Verknüpfter Zugang“ deren Benutzerzugang. Ohne Auswahl steht dort „– kein Zugang –“. Wie du Zugänge anlegst, steht unter Benutzer und Rollen.
Speichern

Klicke auf „Speichern“. Danach erscheinen die Reiter für Abwesenheiten und Kalender. Zum Anlegen der nächsten Person klickst du auf „Neu beginnen“.
Zeiten und Abwesenheiten eintragen

Im Reiter „Verfügbarkeit“ legst du fest, wann die Person bucht, wie unter Verfügbarkeiten pflegen beschrieben. Im Reiter „Abwesenheiten“ trägst du unter „Neue Abwesenheit anlegen“ Urlaub oder Ausfälle der Person ein (Von, Bis, Bezeichnung); BookIvy bestätigt mit „Abwesenheit der Person angelegt.“

Was hängt damit zusammen?

Vorher

Öffnungszeiten festlegengelten für Personen ohne eigene Zeiten.
E-Mail-Versand einrichtendamit die Mails an die Person ankommen.

Wirkt auf

Leistungen anlegenzeigt „Angeboten von …“.
Buchungsseite und Chatbotbieten Personen mit ihren Zeiten an.
Verspätung meldenüber die Termin-Management-Seite der Person.

Danach sinnvoll

Verfügbarkeiten pflegenwann die Person bucht.
Leistungen anlegenwas sie anbietet.

Gut zu wissen

Ich finde „Personen“ nicht im Menü.

Der Menüpunkt erscheint nur, wenn das Modul „Personenbuchung“ für deine Instanz gebucht ist und dein Benutzer die Berechtigung dazu hat. Ein Zugang mit der Rolle „Person“ sieht nur die ihm zugeordneten Personen.

Die Person erscheint auf der Buchungsseite nicht.

Prüfe der Reihe nach: Ist sie „Buchbar (aktiv)“? Bietet sie die Leistung an (Reiter „Leistungen“)? Hat sie Verfügbarkeit — oder gelten ihre Öffnungszeiten? Liegt der Tag in einer Abwesenheit? Und ist die Leistung selbst für die Kalenderbuchung freigegeben?

Muss jede Person einen Zugang haben?

Nein. Ohne Zugang pflegst du alles im Backend selbst. Ein Zugang lohnt sich, wenn Personen ihre Zeiten oder Termine selbst im Blick behalten sollen.

Was passiert, wenn ich eine Person lösche?

BookIvy fragt vorher nach. Danach ist die Person nicht mehr buchbar. Bereits vereinbarte Termine solltest du vorher klären — sie gehören sonst zu einer Person, die es nicht mehr gibt. Wer nur pausieren will, nimmt das Häkchen bei „Buchbar (aktiv)“ weg.