Buchungswege

QR-Code-Check-in

Ein QR-Code am Tisch, ein Scan mit dem Handy, E-Mail-Adresse eingeben — und der Platz ist für heute gebucht. Wer ein Ticket-Kontingent hat, bezahlt damit; du legst fest, was bei Doppelbuchung oder leerem Ticket passiert.

Wo im Backend: Einstellungen → Buchungswege → Kontingent & Check-in und Einstellungen → Buchungswege → QR-Code-Karten
Aufwand: ca. 15 Minuten plus Drucken
Vorher nötig: Tische in einem Raum; für Tickets eine Abrechnungsart mit Kontingent.
Gebuchtes Modul: Check-in

Was möchte ich erreichen?

Gäste, die spontan kommen — im Coworking, im Café, im Lernraum —, sollen sich ohne Rezeption einbuchen können. Der Tisch trägt seinen QR-Code, und das Einchecken dauert Sekunden.

Was bringt mir das?

Kein Personal nötig. Gäste buchen ihren Platz für heute selbst.
Ticket automatisch abgezogen. Mit einem Kontingent zählt jeder Check-in ein Ticket.
Doppelte Buchungen im Griff. Du bestimmst, wie BookIvy auf einen zweiten Check-in am selben Tag reagiert.
Gedruckte Karten im eigenen Stil. QR-Karten mit Brand-Farben, Tagline und Tischnamen.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Jeder Tisch hat einen eigenen QR-Code, der auf seine Check-in-Seite führt.
Die Person scannt ihn und gibt E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein. Gibt es dazu kein Konto, meldet BookIvy „Kein Account mit dieser E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gefunden. Bitte prüfe deine Eingabe.“
Ist der Tisch frei, bucht BookIvy ihn für heute — bei Ticket-Abrechnung wird ein freies Ticket abgezogen. Die Seite meldet „Erfolgreich eingecheckt!“; bei Bedarf geht zusätzlich eine Bestätigungs-E-Mail raus.
Ist der Tisch belegt, steht dort „Tisch belegt“. Ist er gerade für jemand anderen reserviert, meldet die Seite das ebenfalls.

Was bei Sonderfällen passiert

Fall	Einstellung
Die Person hat heute schon einen anderen Tisch	Ablehnen (rote Maske, Auslieferungszustand), Ohne Nachfrage akzeptieren (grün, mit Hinweis auf beide Tische) oder Bestätigung verlangen (orange mit Haken, dann wird gebucht).
Ticket-Kontingent erschöpft	Regel „Buchung annehmen“, „ablehnen“ oder „ablehnen und Nachkauf anbieten“ — siehe Abrechnungsarten festlegen. Beim Nachkauf bietet die Seite „Jetzt nachkaufen →“ an und nennt, bis wann sie den Platz hält.
Gültigkeit abgelaufen	dieselbe Regel für abgelaufene Laufzeiten; die Seite bietet „Jetzt verlängern →“.
Kontotyp „blocked“	Der Check-in ist gesperrt.

Zusätzlich lassen sich bekannte Kontotypen von den Regeln ausnehmen: Bei den gewählten Typen entsteht die Buchung auch ohne gültiges Ticket und steht im Protokoll.

Die Einstellungen

Ticket-Präfix — Anfang der erzeugten Ticket-Codes, nur A–Z und 0–9, höchstens 8 Zeichen. Die Vorschau zeigt, wie ein Code aussieht. Bearbeitbar ist das Feld nur, wenn es mindestens eine Abrechnungsart mit Kontingent gibt.
Check-in-Benachrichtigung — wer eine E-Mail bekommt, stellst du in der Empfänger-Tabelle der Buchungsseite ein (Zeile „Check-in am Terminal“).
Doppelbuchung — die drei Möglichkeiten oben; gespeichert mit „Check-In-Konfiguration speichern“.
QR-Code-Karten — Tagline, Subline, die angezeigten Felder (Tisch-Name, Raum-Name, Etage) und die Brand-Farben, gespeichert mit „QR-Konfiguration speichern“.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Check-in-Regeln (vereinfacht, mit erfundenen Beispielwerten).

Die Regeln festlegen

Einstellungen → Buchungswege → Kontingent & Check-in

Setze das Ticket-Präfix, wähle die Regeln für erschöpftes Kontingent und abgelaufene Gültigkeit und das Verhalten bei Doppelbuchung.
Die QR-Karten gestalten

Einstellungen → Buchungswege → QR-Code-Karten

Trage Tagline und Subline ein, wähle die angezeigten Felder und speichere mit „QR-Konfiguration speichern“. Die Farben kommen aus Farben und Logo anpassen.
Speichern

Klicke im Reiter „Kontingent & Check-in“ auf „Check-In-Konfiguration speichern“.
Die QR-Codes drucken

Stammdaten → Tische

Klicke oben auf „QR-Codes drucken“. Dieselbe Seite öffnet auch „Vorschau öffnen ↗“ im Abschnitt „QR-Code-Karten“. Die Seite „QR-Codes für alle Tische“ zeigt alle Karten; mit „Drucken / Als PDF speichern“ bekommst du die Karten. Klebe jede Karte an den passenden Tisch.
Probescan

Scanne einen Code selbst mit dem Konto einer Test-Person und prüfe: „Erfolgreich eingecheckt!“ und bei Ticket-Abrechnung ein abgezogenes Ticket. Einen ungültigen oder entfernten Tisch erkennt BookIvy mit „Tisch nicht gefunden“.

Was hängt damit zusammen?

Vorher

Tische anlegenjeder Tisch bekommt seinen QR-Code.
Kontingent-Tickets verwaltenTickets, die der Check-in abzieht.

Wirkt auf

Buchungen verwaltenCheck-ins erscheinen als Tischbuchungen.
Abrechnungsarten festlegenRegeln bei leerem Ticket.

Danach sinnvoll

Erinnerungen und BerichteBerichte zu auslaufenden Tickets.

Gut zu wissen

Der Check-in meldet „Kein Account gefunden“.

Die eingegebene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gehört zu keinem Konto. Lege den Account an oder lass die Person prüfen, ob sie sich vertippt hat — siehe Accounts anlegen.

Das Ticket ist leer, die Person kommt trotzdem rein.

Ab Werk steht die Regel auf „Buchung annehmen“. Ändere sie unter „Kontingent & Check-in“ und prüfe, ob der Kontotyp von den Regeln ausgenommen ist.

Ein Tisch lässt sich nicht einchecken.

Ist der Tisch belegt oder von jemand anderem reserviert, meldet die Seite „Tisch belegt“ beziehungsweise, dass der Platz für jemand anderen reserviert ist.

Wer bekommt die Check-in-Mail?

Das legst du in der Empfänger-Tabelle der Buchungsseite fest, Zeile „Check-in am Terminal“ — siehe Buchungsseite einbinden.