Online-Zahlung verbinden

Was möchte ich erreichen?

Gäste sollen ihre Buchung gleich online bezahlen — per Karte, Lastschrift oder was dein Stripe-Konto sonst anbietet. BookIvy soll die Buchung erst verbindlich machen, wenn das Geld da ist, und die Rechnung gleich mitliefern.

Du brauchst dafür kein zusätzliches Konto bei BookIvy, sondern dein eigenes Stripe-Konto. Hier verbindest du die beiden.

Was bringt mir das?

• Dein Geld, dein Konto. Die Zahlung läuft direkt auf dein Stripe-Konto. BookIvy ist nicht zwischengeschaltet und kommt nie an dein Geld.
• Keine Buchung ohne Zahlung. Ist die Zahlung „erforderlich“, hält BookIvy den Platz für die Vorhaltezeit frei (Vorgabe: 30 Minuten). Geht bis dahin nichts ein, wird er wieder frei.
• Rechnungen von selbst. Nach jeder Zahlung entsteht in deinem Stripe-Konto eine Rechnung mit fortlaufender Nummer, der Gast bekommt sie als PDF. Bei einer Erstattung entsteht automatisch eine Gutschrift. Stripe berechnet dafür zusätzlich 0,4 % (höchstens 2 USD) zur normalen Transaktionsgebühr. Wer das nicht möchte, schaltet die Rechnung im Reiter „Rechnung & Umsatzsteuer“ ab.
• Erstatten ohne Umweg. Auf Wunsch erstattet BookIvy beim Storno durch den Gast automatisch über Stripe, solange die Stornofrist eingehalten ist. Alles andere entscheidest du in der Zahlungsübersicht.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Du brauchst diese Seite nur, wenn online bezahlt werden soll. Wer vor Ort oder per Rechnung abrechnet, lässt alles aus — BookIvy verhält sich dann wie bisher.

Vier Schalter, von groß nach klein

Eine Buchung wird erst online bezahlt, wenn alle vier Stufen offen sind. Solange eine Stufe zu ist, bemerkt der Gast nichts davon:

1. Das Modul „Payment“ ist für deine Instanz gebucht.
2. In den Einstellungen ist „Online-Zahlung aktivieren“ an.
3. Das passende Bezahl-Modul ist an, zum Beispiel „Tarif-Zahlung bei Räumen und Tischen“.
4. Der einzelne Raum, Tisch oder die Leistung steht auf „Zahlung optional“ oder „Zahlung erforderlich“ — und hat einen Tarif, der einen Betrag ergibt.

Die drei Angaben aus Stripe

Test und Produktiv

Stripe trennt zwei Welten, jede mit eigenen Schlüsseln: eine Testumgebung, in der kein echtes Geld fließt, und die Live-Umgebung. BookIvy kann beide Schlüsselsätze gleichzeitig speichern und schaltet per Betriebsart um. Den Produktiv-Modus nimmt BookIvy erst an, wenn der Live-Satz vollständig ist und der Verbindungstest einmal geklappt hat.

Wozu der Webhook?

Stripe meldet BookIvy damit, dass bezahlt wurde — verlässlich auch dann, wenn der Gast nach dem Bezahlen das Fenster schließt. Ohne Webhook erfährt BookIvy es nur, wenn der Gast zurückkehrt.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Zuerst die Testumgebung, damit du gefahrlos ausprobieren kannst. Echtes Geld kommt erst in Teil 3 ins Spiel.

Teil 1 Im Stripe-Konto

Stripe ändert sein Dashboard gelegentlich. Findest du einen Menüpunkt nicht, hilft die Suche oben im Stripe-Dashboard — die Stichworte (API-Schlüssel, Webhooks, Zahlungsmethoden) stehen jeweils im Pfad. Je nach Spracheinstellung zeigt Stripe die Begriffe deutsch oder englisch.

1. Stripe-Konto anlegen

   Registriere dich bei Stripe und lege dein Konto an. Zum Ausprobieren genügt das: Die Testumgebung funktioniert sofort. Für echte Zahlungen verlangt Stripe später noch die Aktivierung des Kontos — Firmendaten, Bankverbindung für die Auszahlungen und eine Identitätsprüfung.

2. In die Testumgebung wechseln

   Schalte oben im Stripe-Dashboard auf die Testumgebung (je nach Konto heißt sie „Testmodus“ oder „Sandbox“). Alle Schlüssel, die du jetzt kopierst, beginnen mit test.

3. Schlüssel kopieren

   Stripe Entwickler → API-Schlüssel

   Kopiere den veröffentlichbaren Schlüssel (pk_test_…) und lege ihn kurz ab, etwa in einem Textfenster. Für den geheimen Schlüssel gibt es zwei Wege:

   • Einfach: den geheimen Schlüssel (sk_test_…) anzeigen und kopieren. Er kann alles in deinem Konto.
   • Sicherer (empfohlen): einen eingeschränkten Schlüssel (rk_test_…) erstellen, der nur kann, was BookIvy braucht. Setze bei diesen Rubriken (so oder sinngemäß benannt) Schreiben: Checkout Sessions · Customers · Invoices · Invoice Items · Credit Notes · Tax Rates · Charges and Refunds. Setze Lesen bei: PaymentIntents · Balance · Payouts. Alles andere bleibt auf Keine.

   Fehlt später eine Berechtigung, nennt Stripe sie in der Fehlermeldung. Ergänze sie dann am Schlüssel — Stripe erlaubt das, ohne dass der Schlüssel sich ändert.

4. Webhook anlegen

   Stripe Entwickler → Webhooks → Endpunkt hinzufügen

   Öffne dafür in einem zweiten Tab BookIvy und kopiere unter Einstellungen → Anbindungen → Bezahlung (Stripe) → Betriebsart die „Webhook-URL dieser Instanz“ (ein Klick ins Feld markiert sie). Zurück bei Stripe:

   • Füge die URL als Endpunkt-URL ein.
   • Wähle als Quelle dein Konto (nicht „Connected accounts“).
   • Wähle diese Ereignisse aus:
   • checkout.session.completed
   • checkout.session.expired
   • checkout.session.async_payment_succeeded
   • checkout.session.async_payment_failed
   • charge.refunded
   • invoice.paid
   • invoice.voided
   • invoice.marked_uncollectible
   • invoice.payment_failed

   Speichere den Endpunkt, öffne ihn und lass dir das Signiergeheimnis anzeigen. Es beginnt mit whsec_ — kopiere es.

5. Rechnungskopf pflegen

   Stripe Einstellungen → Unternehmen → Unternehmensdetails

   Firmenname, Logo und Anschrift kommen von hier auf jede Rechnung (Logo und Farben unter Branding). Die Pflichtangaben wie Rechtsform, Register und Steuernummer setzt BookIvy aus deinen Unternehmensdaten in die Fußzeile.

6. Zahlungsmethoden prüfen

   Stripe Einstellungen → Zahlungsmethoden

   Der Bezahlbildschirm bietet an, was du dort einschaltest, zum Beispiel Karte, SEPA-Lastschrift oder Wallets. BookIvy schreibt nichts vor.

   Apple Pay und Google Pay erscheinen erst, wenn du unter Stripe Einstellungen → Zahlungsmethoden → Zahlungsmethoden-Domains die Domain app.bookivy.ai hinzufügst — in der Testumgebung und später in der Live-Umgebung jeweils getrennt.

Teil 2 In BookIvy

Die Ziffern am Bild gehören zu den Schritten.

1. Schlüssel eintragen und testen

   Einstellungen → Anbindungen → Bezahlung (Stripe) → Betriebsart

   Wähle die Kachel „Test-Modus“. Trage im Kasten „Test-Schlüssel“ die drei Werte aus Stripe ein: Publishable Key, Secret Key und Webhook-Secret. Klicke dann auf „Speichern & Verbindung testen (Test)“.

   Klappt es, steht dort „Verbindung steht (Test-Konto, Währungen: …)“. Meldet BookIvy stattdessen, der Schlüssel gehöre zum anderen Konto, hast du Test- und Live-Schlüssel vertauscht. Die Geheimnisse speichert BookIvy verschlüsselt und zeigt sie nie wieder vollständig an; leer lassen heißt „unverändert“.

2. Online-Zahlung aktivieren

   Einstellungen → Anbindungen → Bezahlung (Stripe) → Einstellungen

   Setze den Haken bei „Online-Zahlung aktivieren“, damit die weiteren Reiter freigeschaltet werden. Klicke unten auf „Bezahlung speichern“.

3. Bezahl-Modul einschalten

   Einstellungen → Anbindungen → Bezahlung (Stripe) → Bezahl-Module

   Schalte ein, was bezahlt werden soll: „Tarif-Zahlung bei Räumen und Tischen“, „Tarif-Zahlungen bei Leistungen“, „Zahlung bei Event-Anmeldungen“ oder „Produkte verkaufen“. Speichern nicht vergessen.

4. Festlegen, was bezahlt werden muss

   Stammdaten → Räume

   Öffne den Raum, den Tisch oder die Leistung. Bei Raum und Leistung ist es der Reiter „Online-Zahlung“, beim Tisch ein Abschnitt gleichen Namens. Wähle „Zahlung optional“ (die Buchung gilt sofort, der Gast bekommt zusätzlich einen Zahllink) oder „Zahlung erforderlich“ (Reservierung, bis bezahlt ist). Im Reiter „Tarife“ muss ein Tarif zugewiesen sein — ohne Betrag gibt es nichts zu bezahlen.

5. Testbuchung machen

   Buche auf deiner Buchungsseite den Raum oder Tisch. Bezahle auf der Stripe-Seite mit der Testkarte 4242 4242 4242 4242, einem beliebigen Ablaufdatum in der Zukunft und beliebiger Prüfziffer. Danach ist die Buchung bestätigt, und unter Verkauf → Zahlungen steht die Zahlung mit der Rechnung als PDF.

Teil 3 Scharf schalten

Erst wenn Teil 2 in der Testumgebung sauber läuft.

1. Dasselbe noch einmal in der Live-Umgebung

   Wechsle in Stripe in die Live-Umgebung und wiederhole die Schritte 3 und 4: Schlüssel kopieren und einen eigenen Webhook mit derselben URL und denselben Ereignissen anlegen — jede Umgebung hat ihr eigenes Webhook-Secret. Trage die drei Live-Werte in BookIvy im Kasten „Live-Schlüssel“ ein und klicke auf „Speichern & Verbindung testen (Produktiv)“.

2. Auf Produktiv umstellen

   Wähle auf demselben Reiter die Kachel „Produktiv-Modus“ und klicke auf „Bezahlung speichern“. Oben im Abschnitt steht jetzt das grüne Kennzeichen „Produktiv-Modus“. Mach zur Sicherheit eine erste echte Buchung mit kleinem Betrag.

Was hängt damit zusammen?

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