Im Alltag

Buchungen verwalten

Hier läuft der Alltag zusammen: Wer hat wann was gebucht? Du legst Buchungen von Hand an, änderst sie, löschst sie und findest gelöschte im Archiv wieder.

Wo im Backend: Buchungen → Tischbuchungen, Buchungen → Raumbuchungen, Buchungen → Servicebuchungen
Aufwand: laufend — einzelne Handgriffe dauern Sekunden
Vorher nötig: Mindestens ein buchbares Objekt (Tisch, Raum, Leistung) und ein Account.
Gebuchtes Modul: je Seite: Tische, Räume, Service-Buchung

Was möchte ich erreichen?

Du möchtest Buchungen im Blick behalten und eingreifen können: eine Buchung am Telefon aufnehmen, einen Termin verschieben, eine Buchung entfernen oder nachsehen, was gelöscht wurde.

Was bringt mir das?

Alles an einem Ort. Jede Buchungsart hat ihre Seite im Menü „Buchungen“ — mit Filter, Sortierung und Export.
Nichts geht verloren. Gelöschte Buchungen liegen im Archiv, mit Zeitpunkt und Grund.
Doppelbuchungen ausgeschlossen. Ein belegter Tisch oder Raum lässt sich im selben Zeitraum nicht noch einmal vergeben.
Schneller mit KI. Der KI-Assistent führt Sammelaktionen aus, und eine eingefügte Buchungs-E-Mail wird zum Vorschlag für Account und Buchung.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Menüpunkt	Enthält
Tischbuchungen	Tisch-Buchungen: Benutzeraccount, Tisch, Datum, Personen, Tarif, Zusatzleistungen, Beginn, Dauer, Abrechnungsart, Notiz, Buchungstyp
Raumbuchungen	Raum, Benutzeraccount, Datum, Startzeit, Dauer, Teilnehmerzahl, Tarif, Zusatzleistungen
Servicebuchungen	Kunde, Leistung, Person, Datum, Beginn, Dauer, bei Vor-Ort-Terminen Anfahrt und Rückfahrt, Art des Termins, Preis, Abrechnungsart, Buchungsquelle
Platz-Buchungen	siehe Plätze anlegen
Anmeldungen	siehe Anmeldungen verwalten

Buchungstyp / Herkunft: Manuell, Check-in, Chatbot, Kalender (Buchungsseite) oder Import.
Filter: Das Feld über der Liste filtert live, etwa nach Tisch, Raum, Benutzer, E-Mail oder Datum.
Zahllink senden: Hat eine Buchung einen offenen Zahlungsvorgang, schickt dieser Knopf den Zahllink. Gibt es keinen, meldet BookIvy „Kein offener Zahlungsvorgang zu dieser Buchung.“
Doppelbuchung: Bei Tischen meldet BookIvy, dass für den Tisch am gleichen Tag zur gleichen Uhrzeit schon eine Buchung existiert; bei Räumen nennt es, dass der Raum im Zeitraum belegt ist.
Ticket: Bei Ticket-Abrechnung zieht BookIvy beim Anlegen ein freies Ticket ab. Gibt es keines, wird die Buchung trotzdem angelegt — mit dem Hinweis „kein freies Ticket gefunden“.

Das Archiv

Mit „🗄 Archiv (n)“ neben der Überschrift zeigst du gelöschte Buchungen, mit „← Aktuelle Buchungen“ kehrst du zurück. Die Liste nennt, wann archiviert wurde und warum: im Backend gelöscht, aus der Kundenakte storniert, vom Gast storniert, per Chatbot storniert, unbezahlt verfallen, Zahlung abgebrochen oder fehlgeschlagen.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Die Seite öffnen

Buchungen → Tischbuchungen

Die anderen Buchungsarten findest du im selben Menü.
Eine Buchung anlegen

Klicke auf den grünen Knopf „Neu“, wähle Benutzeraccount und Tisch (beziehungsweise Raum oder Leistung), trage Datum, Zeit und Dauer ein und klicke auf „Speichern“. Fehlen Pflichtfelder, nennt BookIvy sie: „Bitte folgende Pflichtfelder ausfüllen“.
Eine Buchung ändern oder löschen

Klicke in der Liste auf „Bearbeiten“ oder „Löschen“. Gelöscht wird erst nach Rückfrage; die Buchung kommt ins Archiv.
Mit KI schneller arbeiten (Tischbuchungen)

Mit „✦ E-Mail-Buchung erfassen“ fügst du die E-Mail eines Kunden ein; BookIvy schlägt Lead-Account und Buchung vor. Mit „✦ KI-Assistent“ beschreibst du unter „Kommando“ eine Sammelaktion, prüfst den „Vorschlag“ und führst ihn mit „Ausführen“ aus.
Exportieren

Der Export-Knopf über der Liste lädt die Buchungen als Datei herunter.

Was hängt damit zusammen?

Vorher

Tische anlegenwas gebucht wird.
Accounts anlegenwer bucht.

Wirkt auf

Kontingent-Tickets verwaltenBuchungen verbrauchen Tickets.
Zahlungen verwaltenZahlungsvorgänge hängen an Buchungen.

Danach sinnvoll

Kalender nutzenalle Buchungen im Kalender.
Auswertungen lesenAuslastung und Umsatz.

Gut zu wissen

Wo ist die gelöschte Buchung?

Im Archiv: Klicke neben der Überschrift auf „🗄 Archiv“. Der Knopf erscheint nur, wenn es archivierte Buchungen gibt.

Die Buchung lässt sich nicht speichern.

Meist ist der Tisch oder Raum zur gleichen Zeit schon vergeben, oder ein Pflichtfeld fehlt. BookIvy nennt den Grund in der Meldung.