Externe Kalender anbinden

Was möchte ich erreichen?

Du möchtest, dass Termine aus deinem Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender die Zeiten auf der Buchungsseite blockieren — ohne sie doppelt zu pflegen. Und du möchtest deine BookIvy-Termine im Kalender auf dem Handy sehen.

Was bringt mir das?

• Keine Doppelbuchungen. Termine aus verknüpften Kalendern blockieren die entsprechenden Zeiten.
• Datensparsam. BookIvy wertet nur Belegt-Zeiten aus; Termindetails werden nicht gespeichert.
• Zugangsdaten verschlüsselt. Verbindungen und Passwörter liegen je Person verschlüsselt.
• Termine im Handy. Ein abonnierbarer Kalender-Link zeigt deine BookIvy-Termine in Apple Kalender oder anderen Apps.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Drei Verbindungsarten

Was im Betrieb gilt

• Pro Betrieb legst du fest, welche Verfahren je Anbieter erlaubt sind. Zugangsdaten und Kalender-URLs trägt jede Person selbst bei sich ein, verschlüsselt.
• Frühestes Sync-Intervall — frühestens alle X Minuten wird ein Kalender neu abgerufen. Der Abgleich im Hintergrund läuft ohnehin nur alle 15 Minuten; ein kleinerer Wert bringt also keinen häufigeren Abgleich.
• Je verknüpftem Kalender wählst du, welche Kalender des Kontos die Verfügbarkeit blockieren.

Der Weg zurück: dein Kalender zum Abonnieren

Im Reiter „Kalender-Export“ der Person gibt es einen abonnierbaren ICS-Feed. Mit „Kalender-Export für diese Person aktivieren“ und einer Auswahl, welche Angaben im Termin stehen sollen, erzeugt BookIvy eine URL. Du abonnierst sie am Mac über Apple Kalender (Ablage → „Neues Kalenderabonnement …“) oder am iPhone und iPad in der Kalender-App (Kalender hinzufügen → Abonnement-Kalender hinzufügen). Der Link enthält einen zufälligen Code; wer ihn hat, kann den Kalender lesen. Mit „Neuen Link erzeugen“ machst du den alten ungültig.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Teil 1 Im Betrieb festlegen

1. Die Verfahren wählen

   Einstellungen → Anbindungen → Kalender-Anbindung

   Aktiviere je Anbieter die Verbindungsart und trage bei Bedarf den CalDAV-Server ein. Stelle das Sync-Intervall ein und speichere mit „Kalender-Integration speichern“.

Teil 2 Je Person verknüpfen

1. Die Person öffnen

   Stammdaten → Personen → Person bearbeiten → Kalender-Import

   Der Reiter erscheint erst, wenn die Person einmal gespeichert wurde.

2. Anbieter und Verbindungsart wählen

   Klicke unter „Neuen Kalender verknüpfen“ auf den Anbieter und die Verbindungsart. Bei der Direktverbindung meldest du dich beim Anbieter an. Bei CalDAV trägst du Server-Adresse, Benutzername und ein app-spezifisches Passwort ein; beim ICS-Link die Kalender-URL (iCal/ICS).

3. Verknüpfen

   Klicke auf „Kalender verknüpfen“. Eine Bezeichnung hilft, mehrere Kalender zu unterscheiden.

4. Auswählen, was blockiert

   Hake in der Liste die Kalender an, die die Verfügbarkeit blockieren sollen, und klicke auf „Auswahl übernehmen“. Mit „Jetzt synchronisieren“ holst du den Stand sofort; „Verbindung prüfen“ und „Verbindung erneuern“ helfen bei Problemen, „Entfernen“ löst die Verknüpfung.

Teil 3 Den eigenen Kalender abonnieren

1. Den Export aktivieren

   Fehlt noch der Zugriffs-Schlüssel, weist BookIvy darauf hin: Lege ihn unter Einstellungen → Anbindungen → API-Keys als „ICS-Kalender-Export“ an. Öffne dann den Reiter „Kalender-Export“, hake „Kalender-Export für diese Person aktivieren“ an, wähle die Angaben im Termin und klicke auf „Speichern“.

2. Den Link abonnieren

   Kopiere die Kalender-URL zum Abonnieren mit „Kopieren“ und füge sie in deinem Kalender-Programm als Abonnement ein.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen