Personen & Leistungen

Verfügbarkeiten pflegen

Wann ist Anna da? Montag bis Freitag mit Mittagspause — oder nur an ausgewählten Tagen, die du einzeln freigibst? Hier legst du fest, wann eine Person buchbar ist. Das ist die Zeit, die Gäste später als freie Termine sehen.

Wo im Backend
Stammdaten → Personen → Person bearbeiten → Verfügbarkeit
Aufwand
ca. 5 Minuten je Person, einmalig
Vorher nötig
Eine gespeicherte Person.
Gebuchtes Modul
Personenbuchung

Was möchte ich erreichen?

Gäste sollen nur Termine sehen, zu denen die Person wirklich da ist. Eine Friseurin arbeitet Dienstag bis Samstag mit einer Pause am Mittag; ein Coach hat nur vereinzelte Tage frei. Beides bildest du hier ab.

Was bringt mir das?

  • Nur echte Termine. Buchungsseite und Chatbot bieten außerhalb der Zeiten nichts an.
  • Pausen von selbst. Ein zweiter Zeitblock bildet die Mittagspause ab — ohne dass du sie als Termin sperren musst.
  • Zwei Arbeitsweisen. Ein fester Wochenplan für Regelmäßige, einzelne Tage für Flexible. Du schaltest zwischen beiden um.
  • Schnell viele Tage setzen. Eine Tageszeit lässt sich auf ganze Wochentage oder Zeiträume anwenden — oder du beschreibst sie der KI in einem Satz.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Jede Person hat entweder einen Wochenplan oder einzelne Tage aktiv. Der aktive Modus trägt ein Kennzeichen „aktiv“.

ModusSo gilt esPasst zu
WochenplanRegelmäßige Zeiten je Wochentag, pro Tag bis zu zwei Zeitblöcke. Einzelne Tage mit eigenem Eintrag überschreiben den Plan für genau diesen Tag.feste Arbeitszeiten
Einzelne TageAusschließlich die eingetragenen Tage zählen. Ohne Eintrag ist ein Tag nicht buchbar — auch nicht über Wochenplan oder Öffnungszeiten.flexible, wechselnde Zeiten

Wie sie sich zu den Öffnungszeiten verhalten

  • Hat eine Person keine eigenen Zeiten, gelten die allgemeinen Öffnungszeiten.
  • Hat sie eigene Zeiten, überstimmen diese die Öffnungszeiten — für Termine bei dieser Person.
  • Abwesenheiten sperren den Tag in beiden Modi.

Achtung

Der Moduswechsel gilt sofort. Der Knopf „Wochenplan aktivieren“ beziehungsweise „Wochenplan deaktivieren“ stellt um, ohne dass du „Speichern“ klickst. Die Reiter „Wochenplan“ und „Einzelne Tage“ selbst wechseln dagegen nur die Ansicht. Ein im Wochenplan abgewählter Wochentag verliert beim Speichern seine Zeiten — beim erneuten Aktivieren steht dort wieder die Vorgabe.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Weg A Wochenplan

Für feste Arbeitszeiten.

Reiter „Verfügbarkeit“ → Wochenplan (vereinfacht, mit erfundenen Beispielwerten): pro Tag ein oder zwei Zeitblöcke.

  1. Die Person öffnen

    Stammdaten → Personen

    Klicke in der Liste „Vorhandene Personen“ bei der Person auf „Bearbeiten“.

  2. In den Reiter „Verfügbarkeit“ wechseln

    Der Unter-Reiter „Wochenplan“ ist vorgewählt, solange dieser Modus aktiv ist. Ist stattdessen „Einzelne Tage“ aktiv, klicke dort auf „Wochenplan aktivieren“.

  3. Wochentage und Zeiten setzen

    Der Haken vor einem Wochentag bedeutet: verfügbar. Trage Von und Bis im Format HH:MM ein, zum Beispiel 08:00 bis 12:00. Mit „+ 2. Block“ kommt ein zweiter Zeitblock dazu — so entsteht die Mittagspause, etwa 08:00–12:00 und 13:00–17:00; „2. Block entfernen“ nimmt ihn zurück. Haben alle Tage dieselben Zeiten, trage sie beim ersten ein und klicke auf „↧ Auf alle Tage übernehmen“.

  4. Speichern

    Klicke auf „Speichern“. Der Plan gilt sofort.

Weg B Einzelne Tage

Für flexible Zeiten — oder um den Wochenplan an einzelnen Tagen zu überschreiben.

  1. Zu „Einzelne Tage“ wechseln

    Öffne im Reiter „Verfügbarkeit“ den Unter-Reiter „Einzelne Tage“. Soll nur noch dieser Modus gelten, klicke auf „Wochenplan deaktivieren“. Zählt weiter der Wochenplan, überschreiben die hier eingetragenen Tage ihn nur an genau diesen Tagen.

  2. Einen Tag öffnen

    Klicke im Monatskalender auf einen Tag. Es öffnet sich „Verfügbarkeit am …“: Dort legst du über „+ Neue Verfügbarkeit hinzufügen“ einen oder mehrere Zeitblöcke fest und wählst unter „Anwenden auf“, für welche Tage sie gelten: nur dieser Tag, jeden … (der Wochentag des gewählten Tages), alle Tage oder ausgewählte Wochentage. Außer bei „nur dieser Tag“ gibst du ein Enddatum an: „bis einschließlich“.

  3. Bestehendes ersetzen (optional)

    Der Haken „Bestehende Einträge der betroffenen Tage vorher entfernen“ ist vorgewählt: BookIvy räumt die betroffenen Tage zuerst leer und trägt dann die neuen Zeiten ein. Nimmst du den Haken heraus, kommen die neuen Zeiten zu den vorhandenen dazu. Klicke danach auf „Übernehmen“.

  4. Oder per Satz mit dem KI-Assistenten

    Mit „✦ KI-Assistent“ beschreibst du die Zeiten unter „Kommando“, zum Beispiel „Verfügbarkeit am 18.09. von 8 bis 17 Uhr, und jeden Mittwoch im September 13–14 Uhr“. Ein Klick auf „Vorschlag erstellen“ zeigt, was daraus würde; du prüfst es, bevor es übernommen wird.

Was hängt damit zusammen?

Vorher

Wirkt auf

  • Buchungsseite, Chatbot und Backend-Buchungnennen nur Termine innerhalb der Zeiten.
  • Leistungen anlegendas Vorlauf-Zeitfenster zählt nur Tage mit Verfügbarkeit.

Danach sinnvoll

Gut zu wissen

Ich habe einen Tag eingetragen, an dem die Person Urlaub hat.

BookIvy legt den Eintrag an, warnt dich aber: Der Tag liegt in einer Abwesenheit und bleibt dadurch gesperrt, bis die Abwesenheit entfernt wird.

BookIvy meldet „Bitte gültige Uhrzeiten angeben“ oder „Von vor Bis“.

Die Zeiten brauchen das Format HH:MM, und „Von“ muss vor „Bis“ liegen, zum Beispiel 09:00 bis 17:00.

Der Zeitraum ist „zu groß“.

Auf einmal lassen sich etwa 13 Monate anwenden. Teile längere Zeiträume auf — oder nutze den Wochenplan für Regelmäßiges. Bei „Im gewählten Zeitraum liegt kein passender Tag“ hast du Wochentage gewählt, die im Zeitraum nicht vorkommen.

Ich möchte nur eine Mittagspause einziehen.

Nutze im Wochenplan den zweiten Zeitblock: erster Block bis zur Pause, zweiter ab dem Ende der Pause. Die Lücke dazwischen ist nicht buchbar.

Eine Person soll das selbst pflegen.

Verknüpfe ihren Benutzerzugang mit der Rolle „Person“ (siehe Personen anlegen). Sie sieht im Backend nur sich und kann ihre Verfügbarkeiten selbst ändern.