Team & Datenschutz

Benutzer und Rollen

Wer darf sich in deinem BookIvy anmelden — und was darf er oder sie dort? Du lädst Kolleginnen und Kollegen ein und gibst ihnen Rollen, die genau die passenden Bereiche öffnen.

Wo im Backend
Einstellungen → Konto & Zugang → Benutzer
Aufwand
2 Minuten je Person
Vorher nötig
Ein Zugang mit der Rolle „Superadmin“ — nur er verwaltet diesen Abschnitt.
Gebuchtes Modul
Grundausstattung

Was möchte ich erreichen?

Dein Team soll arbeiten können, ohne alles zu sehen: Die Person am Empfang bearbeitet Buchungen, die Trainerin pflegt nur ihre eigenen Zeiten, die Eventplanerin nur Veranstaltungen.

Was bringt mir das?

  • Jede Person sieht nur ihren Bereich. In der Seitenleiste erscheinen nur die Menüpunkte, die zur Rolle passen.
  • Einladen per E-Mail. Neue Zugänge richtet BookIvy selbst ein.
  • Mehrere Rollen möglich. Die Bereiche addieren sich.
  • Sicher anmelden. Wahlweise mit Kennwort, mit Einmal-Code per E-Mail oder mit beidem.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Die Rollen

RolleDarf
Superadminalles — und verwaltet als Einziger den Abschnitt „Benutzer“.
Adminalles außer der Benutzerverwaltung.
Buchungs-Managerbearbeitet Buchungen und Anmeldungen.
Raum-/Ressourcen-Managerrichtet Räume, Tische und Raumpläne ein.
Service-Managerpflegt Leistungen und Personen.
Event-Managerplant Veranstaltungen.
Personpflegt nur das eigene Personen-Profil — Verfügbarkeiten und Abwesenheiten.

Die Bezeichnungen können in deiner Instanz abweichen; angezeigt werden nur Rollen, die es dort gibt. Welche Seiten eine Rolle genau öffnet, legt das BookIvy-Team fest. Mehrere Rollen je Person sind möglich.

Die Anmeldung

  • Die Anmeldeart gilt je Zuordnung zu dieser Instanz: Kennwort, Einmal-Code per E-Mail statt Kennwort oder Kennwort und danach ein Einmal-Code.
  • Sie greift bei der nächsten Anmeldung über app.bookivy.ai. Wer per Code anmeldet, braucht eine hinterlegte E-Mail-Adresse.
  • Wer neu eingeladen wird und noch keinen BookIvy-Zugang hat, bekommt eine E-Mail mit einem Link, über den er sein Kennwort setzt; der Link gilt 24 Stunden, danach meldet er sich mit seiner E-Mail-Adresse an.
  • Gibt es zu einer eingeladenen E-Mail-Adresse schon einen BookIvy-Zugang, wird er dieser Instanz zugeordnet und benachrichtigt.

Geschützt

Deine eigenen Rollen und deine eigene Zuordnung sind gesperrt. Das kann nur ein anderer Superadmin ändern.

Was muss ich einstellen und anklicken?

  1. Den Abschnitt öffnen

    Einstellungen → Konto & Zugang → Benutzer

    Die Tabelle zeigt Benutzername, E-Mail, Rollen, Anmeldung, Änderung und Letzter Login. Eine Markierung zeigt „du“, „inaktiv“ oder „eingeladen“.

  2. Jemanden einladen

    Trage unter „E-Mail-Adresse“ zum Beispiel kollegin@musterfirma.de ein, wähle die Rollen und klicke auf „Einladen“.

  3. Rollen oder Anmeldeart ändern

    Ändere in der Zeile die Rollen oder die Anmeldeart und klicke auf „Speichern“ beziehungsweise „OK“.

  4. Einen Zugang entfernen

    Klicke auf „Zuordnung entfernen“. Der Zugang verliert den Zutritt zu dieser Instanz; der Zugang selbst bleibt bestehen.

  5. Eine Person mit ihrem Profil verknüpfen (Rolle „Person“)

    Siehe Personen anlegen: Dort verknüpfst du den Zugang mit der Person, die er pflegen darf.

Was hängt damit zusammen?

Vorher

Wirkt auf

Danach sinnvoll

Gut zu wissen

Ich sehe den Abschnitt „Benutzer“ nicht.

Nur ein Superadmin verwaltet ihn. Bitte einen solchen Zugang, dich einzuladen oder dir die Rolle zu geben.

Die eingeladene Person hat die Mail nicht bekommen.

Prüfe den E-Mail-Versand und den Spam-Ordner. Der Link zum Kennwort-Setzen gilt 24 Stunden; danach lädst du erneut ein.

Ein Kollege sieht Menüpunkte nicht.

Die Seitenleiste zeigt nur, was die Rollen erlauben. Gib bei Bedarf eine weitere Rolle hinzu; die Bereiche addieren sich.