Kontingent-Tickets verwalten

Was möchte ich erreichen?

Du verkaufst oder verschenkst Ticket-Pakete und möchtest sie am Konto verwalten: eines einbuchen, den Stand ablesen, einen Fehler zurücknehmen oder das Paket mit einem Team teilen.

Was bringt mir das?

• Der Stand ist immer sichtbar. Je Paket: gebucht, genutzt, verfügbar.
• Einbuchen mit Beleg. Wenn die Abrechnungsart einen Preis hat, entsteht auf Wunsch gleich Bestellung und Rechnung.
• Fehler lassen sich korrigieren. Unbenutzte Tickets kannst du ausbuchen, ein einzelnes oder das ganze Kontingent — endgültig.
• Teams statt Einzelkonten. Ein Kontingent lässt sich mit weiteren Accounts teilen; wer zuerst bucht, verbraucht das nächste freie Ticket.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

• Tickets liegen am Konto. Der Reiter „Tickets“ in der Kundenakte erscheint, sobald die Abrechnungsart Tickets oder eine Laufzeit kennt oder das Konto schon Karten hat.
• Die Liste ist gruppiert: Je Paket gibt es eine Kopfzeile mit den eingerückten Einzeltickets darunter. Spalten: Ticket, Gebucht, Genutzt, Status, Aktion.
• Der Status eines Tickets lautet „verfügbar“, „genutzt“ oder „ausgebucht“. Ein Hinweis zeigt, ob es „dediziert“ ist, „geteilt mit …“ oder „geteilt von …“ wurde.
• Die Herkunft steht leise dabei: ein Kauf mit Betrag und Rechnung — oder „ohne Zahlungsvorgang“, wenn du das Paket kostenfrei eingebucht hast.

Einbuchen: mit und ohne Preisquelle

Was muss ich einstellen und anklicken?

Weg A Kontingent einbuchen

1. Die Kundenakte öffnen

   Stammdaten → Kunden → Kunde bearbeiten → Tickets

   Klicke in der Liste beim Account auf „Bearbeiten“ und öffne den Reiter „Tickets“ → „Kontingent-Tickets“.

2. Das Paket wählen

   Hat die Abrechnungsart eine Preisquelle, steht dort „(Preis, N Tickets je Paket)“, und du wählst die Zahl der Pakete. Sonst trägst du die Anzahl Tickets ein.

3. Mit oder ohne Rechnung entscheiden

   Bei einer Preisquelle wählst du, ob eine Rechnung mit Zahlungsziel entsteht (mit Zahlungsziel in Tagen und Rabatt: kein Rabatt, Prozent oder Rabatt-Code) oder das Paket kostenlos eingebucht wird.

4. Einbuchen

   Klicke auf „Kontingent einbuchen“. BookIvy meldet „N Ticket(s) eingebucht“ — bei einer Rechnung mit Bestellungs- und Rechnungsnummer — oder „N Ticket(s) kostenfrei eingebucht“.

Weg B Tickets herausnehmen

1. Ein einzelnes Ticket ausbuchen

   Klicke beim Einzelticket auf „Ausbuchen“ und bestätige „Ticket ausbuchen?“. Das geht nur bei einem eigenen, noch nicht genutzten Ticket. Das Ticket wird ungültig, als wäre es verbraucht; der Account behält seine Abrechnungsart. Rückgängig machen lässt sich das hier nicht.

2. Ein ganzes Kontingent ausbuchen

   Unter der Liste steht je Paket eine Zeile mit den Knöpfen „Teilen“ und „Kontingent ausbuchen“. Klicke auf „Kontingent ausbuchen“ und bestätige die Frage, wie viele noch nicht verbrauchte Tickets herauskommen. Ist nichts mehr offen, meldet BookIvy, dass nichts auszubuchen ist.

Weg C Kontingent teilen

1. Den Teilen-Bereich öffnen

   Klicke in der Zeile des Pakets unter der Liste auf „Teilen“. Es öffnet sich „Vorhandenes Kontingent teilen“.

2. Accounts auswählen

   Tippe unter „Teilen mit“ Name oder E-Mail ein — die Suche startet ab 3 Zeichen. Wähle die Accounts aus der Trefferliste; sie erscheinen als Chips. Ohne Auswahl meldet BookIvy „Bitte mindestens einen Account zum Teilen auswählen.“

3. Teilen

   Klicke auf „Teilen“. BookIvy meldet, wie viele Tickets jetzt mit wie vielen Accounts geteilt sind. Ein bereits geteiltes Kontingent lässt sich nicht erneut teilen.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen