Zahlung & Verkauf
Zahlungen verwalten
Die Zahlungsübersicht ist deine Schaltzentrale für alles, was mit Geld zu tun hat: Wer hat bezahlt, wer noch nicht, was ist zu erstatten, welche Rechnung gehört wohin — und was kommt demnächst auf deinem Konto an.
- Wo im Backend
- Verkauf → Zahlungen
- Aufwand
- laufend, ein paar Minuten pro Woche
- Vorher nötig
- Die Online-Zahlung ist verbunden und mindestens eine Zahlung ist angefallen.
- Gebuchtes Modul
- Payment
Was möchte ich erreichen?
Du möchtest jederzeit wissen, wo eine Zahlung steht, und im Alltag schnell eingreifen können: einem Gast den Zahllink noch einmal schicken, eine Überweisung vermerken, Geld zurückgeben, eine Rechnung an die Buchhaltung weiterreichen.
Was bringt mir das?
- Ein Ort für alles. Jede Online-Zahlung mit Status, Betrag, zugehöriger Buchung, Rechnung und Gutschrift — auf einen Blick.
- Schnelle Eingriffe. Die häufigen Handgriffe sind je ein Knopf in der Zeile, mit Rückfrage, wo es um Geld geht.
- Nichts geht verloren. Auch abgeschlossene Vorgänge lassen sich ablegen, ohne dass sie aus Umsatz und Auswertungen verschwinden.
- Abgleich mit dem Konto. Der Reiter „Auszahlungen“ zeigt, welche Zahlungen in welcher Überweisung von Stripe stecken — genau das, was du in der Buchhaltung brauchst.
Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?
Jede Online-Zahlung, die BookIvy anstößt, erscheint hier als Zahlungsvorgang — vom Moment der Reservierung bis zur Erstattung. Die Seite füllt sich von selbst; du musst nichts eintragen.
Aufbau der Seite
| Bereich | Was du dort siehst |
|---|---|
| Übersicht (oberhalb der Reiter) | Kennzahlen auf einen Blick, dazu ein Kennzeichen, ob neue Zahlungen im Test- oder Produktiv-Modus laufen — oder ob die Online-Zahlung abgeschaltet ist. |
| Zahlungsvorgänge | Die Arbeitsliste: jede Zahlung mit Buchung, Rechnung, Modus (Live oder Test) und den Knöpfen für die nächste Handlung. |
| Kommende Abrechnungen | Bei wiederkehrenden Produkten (Abonnements): welche Abrechnung zu welchem Termin ansteht. |
| Auszahlungen | Die Überweisungen von Stripe an dich, mit den Zahlungen und Gebühren, aus denen sie sich zusammensetzen. |
Status
Oben stehen vier Filter mit Zahlen: Überfällig, Offen, Bezahlt und Verfallen. In der Liste kommen Kennzeichen hinzu wie „teilweise erstattet“, „archiviert“, „in Buchhaltung ✓“ oder „Buchung existiert nicht mehr“ (die Zahlung ist da, die Buchung wurde inzwischen gelöscht).
Was möchte ich tun? Welcher Knopf?
| Ich möchte … | Dann nutze ich … | Zu finden bei |
|---|---|---|
| dem Gast den Weg zur Zahlung noch einmal schicken | „Zahllink senden“ — oder „Bezahlseite“, um die Seite selbst zu öffnen | Zahlungen, die noch auf Zahlung warten |
| eine Überweisung verbuchen | „Als bezahlt markieren“ | Offene Rechnungen mit Zahlungsziel |
| an eine fällige Rechnung erinnern | „Erinnerung senden“ | Offene Rechnungen mit Zahlungsziel |
| eine Forderung aufgeben | „abschreiben“ — die Rechnung bleibt bestehen, der Umsatz zählt nicht mehr mit | Offene Rechnungen mit Zahlungsziel |
| Geld zurückgeben | Quote in % eintragen, dann „erstatten“ | Bezahlte Zahlungen |
| die Rechnung lesen | „Rechnung ansehen“ (bei Stripe) oder „Rechnung als PDF“; bei Erstattungen „Gutschrift zur Rechnung“ | Zahlungen mit Rechnung |
| die Rechnung in die Buchhaltung geben | „An Buchhaltung senden“ — siehe Buchhaltung anbinden | Bezahlte Zahlungen mit Rechnung |
| die Liste aufräumen | „Archivieren“, später „Zurückholen“ — oder „Löschen“ | Abgeschlossene Vorgänge |
Achtung
Erstatten, abschreiben und löschen gehen ans Geld oder an die Belege. BookIvy fragt deshalb jedes Mal nach. Beim Löschen eines Vorgangs, an dem noch eine Buchung, eine Stripe-Rechnung oder ein Buchhaltungsbeleg hängt, erscheint ein rotes Fenster mit einer Zusammenfassung und einem Häkchen („Ich bin sicher …“), das du setzen musst.
Was muss ich einstellen und anklicken?
Die Seite braucht keine Einrichtung. Die folgenden Handgriffe zeigen die häufigsten Wege; wie sich einzelne Teile verhalten, legst du unter Einstellungen → Anbindungen → Bezahlung (Stripe) fest.
-
Zahlungen öffnen und den Stand prüfen
Verkauf → Zahlungen
Wechsle in den Reiter „Zahlungsvorgänge“. Ein Kennzeichen zeigt, ob neue Zahlungen gerade im Test- oder im Produktiv-Modus laufen. Jede Zeile trägt außerdem den Modus Live oder Test; Testzahlungen sind also nie mit echten verwechselbar.
-
Nach Status filtern
Klicke oben auf „Überfällig“, „Offen“, „Bezahlt“ oder „Verfallen“, um nur diese Vorgänge zu sehen. Das Textfeld darunter („Filtern nach Kunde, E-Mail, Buchung, Status oder Datum …“) grenzt die Liste live ein. Geladen sind zunächst die neuesten Vorgänge; ältere holst du unten mit „mehr laden …“, und mit dem Export-Knopf in der Kopfzeile nimmst du die Liste mit.
-
Eine Zahlung erstatten
Bei einer bezahlten Zahlung trägst du neben dem Knopf „erstatten“ die Quote in % des Zahlbetrags ein — vorbelegt mit deiner Erstattungsquote aus den Einstellungen, 100 % ist der volle Betrag, kleinere Werte erstatten teilweise. Klicke auf „erstatten“ und bestätige die Rückfrage. Der Betrag geht über Stripe an den Gast zurück, zur Rechnung entsteht automatisch eine Gutschrift. Hing an der Zahlung ein gekauftes Kontingent oder eine Laufzeit-Karte, fragt BookIvy, ob sie mit ausgebucht werden soll.
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Eine Überweisung vermerken oder erinnern
Bei einer offenen Rechnung mit Zahlungsziel klickst du nach dem Geldeingang auf „Als bezahlt markieren“. Ist die Frist verstrichen, schickt „Erinnerung senden“ eine Zahlungserinnerung — oder ein täglicher Lauf übernimmt das, wenn du ihn in den Einstellungen eingeschaltet hast (Reiter „Rechnung auf Ziel“). Ist eine Forderung nicht mehr einzutreiben, markierst du sie mit „abschreiben“.
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Die Auszahlungen ansehen
Der Reiter „Auszahlungen“ zeigt die Überweisungen von Stripe, jeweils mit Wertstellung, Betrag und Zustand. Ein Klick auf eine Auszahlung listet die Posten darin: welche Zahlungen mit welchem Kunden, wie viel Gebühr Stripe einbehalten hat und welche Gebühren etwa auf Zusatzprodukte von Stripe entfallen. Die Gebühren sind für deine Buchhaltung ein eigener Ausgabenbeleg.
-
Aufräumen
Abgeschlossene Vorgänge legst du mit „Archivieren“ ab: Sie verschwinden aus der Arbeitsliste, zählen aber weiter in Umsatz und Kennzahlen mit. Das Archiv erreichst du über das Archiv-Symbol in der Kopfzeile; dort holt „Zurückholen“ einen Vorgang wieder in die Arbeitsliste. Offene Vorgänge lassen sich nicht archivieren.
Was hängt damit zusammen?
Vorher
- Online-Zahlung verbindenohne Verbindung keine Zahlungen.
- Tarife und ZusatzleistungenPreise, die bezahlt werden.
Wirkt auf
- Buchungenihr Zahlstatus folgt der Zahlung: bezahlt, erstattet, offen.
- Buchhaltung anbindengibt Rechnungen und Erstattungen weiter.
- Auswertungen lesenUmsatz und Kennzahlen zählen auch archivierte Vorgänge.
Danach sinnvoll
- Buchhaltung anbindenBelege automatisch übergeben.
- Änderungsprotokolljede dieser Handlungen steht im Änderungsprotokoll.
Gut zu wissen
Der Gast hat bezahlt, aber die Zahlung steht auf „offen“.
Prüfe, ob der Webhook bei Stripe ankommt: Er meldet BookIvy den Zahlungseingang. Wie du das kontrollierst, steht unter Online-Zahlung verbinden im Abschnitt „Gut zu wissen“.
Ich sehe Test-Zahlungen zwischen den echten.
Jede Zeile trägt den Modus „Live“ oder „Test“. Test-Zahlungen entstehen, solange die Betriebsart auf „Test“ steht oder ein Testkauf läuft; sie berühren kein echtes Geld.
Kann ich einen Vorgang endgültig löschen?
Ja — über „Löschen“. Hängt noch eine Buchung, eine Stripe-Rechnung oder ein Buchhaltungsbeleg daran, verlangt BookIvy ein ausdrückliches Häkchen. Im Archiv lässt sich ein Vorgang nur dann „Endgültig löschen“, wenn weder Rechnung noch Beleg daran hängen; sonst steht dort „nicht löschbar“.
Was ändert sich für den Gast bei einer Erstattung?
Er bekommt den Betrag über Stripe zurück und eine Gutschrift zur Rechnung. Wer welche Mail erhält, steht im Reiter „E-Mail-Empfänger“ der Einstellungen.