Rechnungsempfänger festlegen

Was möchte ich erreichen?

Du möchtest, dass Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Gutschriften bei der richtigen Stelle landen. Bei Firmenkundschaft ist das selten die Person, die bucht, sondern die Buchhaltung oder ein Postfach wie rechnung@mustermann.example. Hat eine Firma mehrere Abonnements für verschiedene Abteilungen, soll sogar jeder Vertrag seine eigene Adresse bekommen können.

Was bringt mir das?

• Die Rechnung kommt dort an, wo sie bezahlt wird. Weniger weitergeleitete Mails, weniger „Wir haben nie eine Rechnung bekommen“.
• Die Buchungsmails bleiben bei der Person. Bestätigung, Stornierung und Erinnerung an den Termin gehen weiter an die Konto-Adresse. Nur das Geld-Thema wandert.
• Eine Adresse für alles, eine Ausnahme für den Einzelfall. Du pflegst die Adresse einmal am Konto; nur wenn ein Vertrag woanders hin soll, trägst du dort eine eigene ein.
• Nachvollziehbar. Zu jeder Periode steht, an welche Adresse die Rechnung ging, und eine Historie zeigt, welche Adresse wann galt.

Wie funktioniert das — und wann brauche ich es?

Es gibt zwei Stellen, an denen du eine Rechnungsadresse hinterlegen kannst. Beide sind freiwillig; ohne Eintrag geht alles an die E-Mail-Adresse des Kontos, wie bisher.

Die beiden Stellen

Welche Adresse BookIvy nimmt

BookIvy prüft von oben nach unten und nimmt die erste gültige Adresse:

1. Die Rechnungsadresse des Vertrags (nur bei Rechnungen aus einem Abonnement).
2. „Rechnungen abweichend an“ aus der Kundenakte.
3. Die E-Mail-Adresse des Kontos.

Gibt es zu einem Kauf gar kein Konto (zum Beispiel bei einem Gastkauf), gilt die Adresse, die bei der Zahlung angegeben wurde.

Welche Mails betroffen sind

Was bei einer Online-Zahlung passiert

Bezahlt jemand online und es gilt eine abweichende Rechnungsadresse, dann geht die Bestätigung ohne Rechnung an die Konto-Adresse, und die Rechnung mit PDF folgt als eigene Mail an die Rechnungsadresse. So landet die Rechnung nicht bei der Person, sondern in der Buchhaltung. Fertigt das Zahlungs-Modul die Rechnung erst einen Moment später an, geht sie nachträglich an dieselbe Adresse. Ist die Rechnungsadresse gleich der Konto-Adresse, bekommt die Person wie bisher eine einzige Mail mit allem.

Was bleibt, wie es war

• Schon verschickte Rechnungen ändern sich nicht. Eine neue Adresse gilt ab der nächsten Mail.
• Interne Kopien (Betrieb, Benutzer, Blindkopie) richten sich weiter nach der Empfänger-Tabelle im Reiter „E-Mail-Empfänger“ der Einstellungen; siehe E-Mail-Versand einrichten.
• Die Konto-Adresse hat Vorrang vor einer alten Kopie am Vertrag: Ändert sich die E-Mail-Adresse eines Kontos, folgen auch bestehende Abonnements, wenn keine eigene Rechnungsadresse eingetragen ist.

Was muss ich einstellen und anklicken?

Weg A Für ein ganzes Konto

1. Den Account öffnen

   Stammdaten → Kunden

   Klicke beim Account auf „Bearbeiten“.

2. Zum Reiter „Kunden- und Rechnungsdaten“ wechseln

   Beim Neuanlegen steht das Feld in derselben Maske wie die übrigen Rechnungsdaten.

3. Die Adresse eintragen

   Trage unter „Rechnungen abweichend an“ eine E-Mail-Adresse ein. BookIvy schreibt sie klein und prüft sie. Ist sie keine gültige Adresse, wird der Account nicht gespeichert, und eine Meldung nennt das Feld.

4. Speichern

   Klicke auf „Speichern“. Unter dem Feld zeigt die „Historie der Rechnungsadresse“, welche Adresse wann eingetragen war. Zum Entfernen leerst du das Feld und speicherst erneut.

Weg B Für einen einzelnen Abonnement-Vertrag

1. Die Verträge öffnen

   Verkauf → Produkte

   Wechsle in den Reiter „Abonnements“.

2. Den Vertrag aufmachen

   Klicke beim Vertrag auf „öffnen“ (oder auf seine Nummer). Es erscheint die Maske „Vertrag #…“ mit den Reitern „Vertrag“ und „Rechnungsempfang“.

3. Zum Reiter „Rechnungsempfang“ wechseln

   Oben steht, wohin die Rechnungen dieses Vertrags derzeit gehen und woher BookIvy die Adresse hat: eingetragen am Vertrag, aus der Kundenakte oder die Adresse des Kontos. Im Reiter „Vertrag“ führt der Link „ändern“ neben „Rechnungen an“ direkt hierher.

4. Die Adresse eintragen

   Trage unter „Rechnungen für diesen Vertrag an“ die Adresse ein. Lässt du das Feld leer, entscheidet wieder das Kundenkonto.

5. Speichern

   Klicke auf „Speichern“. BookIvy meldet zum Beispiel „Rechnungen dieses Vertrags gehen ab der nächsten Rechnung an die neue Adresse.“ Eine ungültige Adresse lehnt es ab („Die Adresse ist ungültig — nichts geändert.“).

Weiter Prüfen, wohin eine Rechnung ging

1. Die Perioden ansehen

   Im Reiter „Vertrag“ listet „Abgerechnete Perioden“ je Zeitraum die Rechnung, den Betrag, den Stand und die Spalte „ging an“. Bei älteren Rechnungen steht dort die beim Anlegen gespeicherte Adresse, markiert mit „beim Anlegen gespeichert“, weil früher nicht festgehalten wurde, wohin die Rechnung tatsächlich ging.

2. Die Historie lesen

   Im Reiter „Rechnungsempfang“ zeigt die „Historie der E-Mail-Zuordnung“, welche Adresse wann galt: die eigene Adresse des Vertrags und die Adressen des Kundenkontos. Jede Änderung am Vertrag steht außerdem im Änderungsprotokoll unter „Abonnement“.

Was hängt damit zusammen?

Gut zu wissen